Heinz automatiseert NVWA exportverklaringen met Stratech
Kraft Heinz exporteert jaarlijks circa 1.500 zendingen naar diverse bestemmingen buiten Europa. Voor een soepel exportproces is het essentieel dat de juiste exportdocumentatie tijdig beschikbaar is.
Met de NVWA-module in Stratech Shipment moderniseert Kraft Heinz het proces voor NVWA exportverklaringen. Het resultaat: minder handmatig werk, foutenreductie en meer continuïteit.
| 1.500 zendingen per jaar |
30+ |
70% |
100% foutloze NVWA exportverklaringen |
Achtergrondinformatie:
- Sector
Levensmiddelen - Modules
KVK, NVWA exportverklaringen - ERP-systeem
SAP
Ontdek Stratech Shipment
Over Kraft Heinz
Kraft Heinz is een van de grootste levensmiddelenbedrijven ter wereld. Jaehyun Oh, Export Specialist: “Wij als Europese supplychain hub coördineren alle exportzendingen vanuit Europese productielocaties naar de bestemmingslanden buiten Europa.”
Jaarlijks exporteert het team circa 1.500 zendingen naar ongeveer 30 landen, waarbij het Midden-Oosten een belangrijke afzetmarkt vormt. “Naast het tijdig uitleveren van orders zorgt ons team ervoor dat voor iedere zending de juiste exportdocumentatie beschikbaar is”, aldus Jaehyun.
De uitdaging
Het aanvragen van NVWA exportverklaringen was een arbeidsintensief, handmatig proces. De belangrijkste knelpunten:
- Veel handmatig werk: gegevens worden per aanvraag handmatig overgenomen, aangepast en gecontroleerd in eCertNL. Dit kost gemiddeld 5 tot 7 minuten per aanvraag.
- Foutgevoelig proces: bestaande aanvragen worden als template gebruikt en vervolgens handmatig aangepast. Tijdens piekperiodes kan het volume bij Kraft Heinz oplopen tot 30+ aanvragen per dag, waardoor het risico op fouten toeneemt.
- Risico op vertraging: voor bepaalde bestemmingen zijn specifieke batchgegevens nodig die pas kort voor het laden beschikbaar Zijn. Ontbrekende of onjuiste gegevens op de NVWA exportverklaring kunnen leiden tot vertraging van een zending.
- Beperkte toegang en kennis: door de vereiste eHerkenning voor eCertNL kan het werk niet eenvoudig over het team worden verdeeld. Daardoor zijn zowel de uitvoering als de benodigde proceskennis geconcentreerd bij een beperkt aantal medewerkers, wat de continuïteit kwetsbaar maakt.
- Automatische uitlog: medewerkers worden na 20 minuten automatisch uitgelogd bij eCertNL, waardoor het werk onnodig wordt onderbroken.
Jaehyun: “Door de combinatie van veel handmatig werk, verhoogd risico op fouten, beperkte toegang tot eCertNL en afhankelijkheid van specifieke medewerkers is ons huidige exportproces kwetsbaar. Dit vergroot het risico op vertragingen en beperkt de continuïteit van onze organisatie”.
De oplossing
Met Stratech Shipment vereenvoudigt Kraft Heinz het aanvragen van NVWA exportverklaringen. Via de koppeling met het ERP-systeem worden order-, klant- en batchgegevens automatisch beschikbaar voor de aanvraag. Hierdoor hoeft informatie niet langer per zending handmatig te worden overgenomen en aangepast in eCertNL.
Jaeyhun: “Dit maakt ons proces niet alleen sneller, maar ook veel minder foutgevoelig. Bovendien kunnen werkzaamheden eenvoudiger over meerdere medewerkers worden verdeeld”. Kraft Heinz wordt daarmee minder afhankelijk van specifieke medewerkers die beschikken over de juiste toegang én uitgebreide kennis van eCertNL.
Dit levert Kraft Heinz belangrijke voordelen op:
- 50 – 70% minder verwerkingstijd: van 5 – 7 minuten naar circa 1 – 2 minuten per aanvraag;
- Minder kans op fouten: doordat bestaande gegevens uit het ERP worden hergebruikt voor de NVWA-aanvraag;
- Meer flexibiliteit en continuïteit: doordat werkzaamheden over meerdere medewerkers kunnen worden verdeeld;
- Kennisborging: doordat het proces via Stratech Shipment wordt gestandaardiseerd, is Kraft Heinz minder afhankelijk van medewerkers die uitgebreide kennis van eCertNL en het aanvraagproces hebben.
De ambitie gaat uiteindelijk verder dan alleen automatische opmaak. Zodra alle benodigde gegevens in het ERP beschikbaar zijn, wil Kraft Heinz de NVWA-aanvraag vanuit het ERP via Stratech Shipment naar eCertNL volledig automatisch laten doorstromen, zonder tussenkomst van een medewerker.
Zo ontstaat een gestandaardiseerd, efficiënt en schaalbaar proces dat kan meegroeien met de exportoperatie van Kraft Heinz.
Ontdek verborgen kansen en verhoog je efficiëntie
Deel jouw uitdaging met ons en krijg in een korte, vrijblijvende call direct inzicht in concrete verbeterkansen voor jouw logistieke proces.
online afspraak in
business case aan
"Advies nodig? Ik help je graag verder"
Daniël Vinci
Account ManagerKlanten aan het woord
Met trots delen we deze klantverhalen waarbij we hun ondersteunen in logistieke uitdagingen op zowel import als export gebied.
MSP Onions realiseert schaalbare export
Duizenden exportzendingen snel verwerken, terwijl bestemmingen, klantspecifieke eisen en de benodigde documentatie blijft toenemen. Dat was de uitdaging voor MSP Onions.
Edwin Goetheer
Specialist Exportdocumentatie
Binnen 2 seconden een zending verwerkt
Bij Holex Flower draait alles om tijd. Dankzij onze slimme software kan dit handelsbedrijf in verse snijbloemen elke exportzending binnen twee seconden opmaken en afhandelen.
Richard Krul
Freight Manager
knowhow
knowhow
Wij maken het werk van importeurs en exporteurs eenvoudiger, efficiënter én leuker door onze unieke totaaloplossing en kennis van de internationale markt.
Stratech Shipment voor NVWA Export [update]
Shipment Knowhow de Podcast: Accijns & verbruiksbelasting