3 onbekende feiten over de DMS 4.1 Auditfile Voorraad

Als IIAA-vergunninghouder moet je aan de slag met de Auditfile Voorraad. Maar wat is er precies nodig? Hoeveel tijd kost het? En heb je wel de juiste kennis in huis?

De implementatie lijkt misschien een grote uitdaging, maar met de juiste aanpak biedt de Auditfile Voorraad ook veel voordelen. Denk aan betere interne controles, dieper inzicht in de bedrijfsgegevens en versterkte douane compliance.

Ik ben Jurjen, Customs Consultant bij Stratech Logistic. In deze blog ga ik dieper in op de Auditfile Voorraad en leg uit welke kennis je hiervoor nodig hebt. 

1. Auditfile Voorraad gaat ook over vrije goederen

De Auditfile Voorraad omvat alle goederen in je bedrijfsadministratie – dus ook vrije goederen. De volgende factoren bepalen welke goederen worden meegenomen:

• Verhouding goederen onder douanetoezicht versus goederen niet onder douanetoezicht;
• Verhouding aantal klanten tussen beide groepen goederen;
• Bij scheiding van opslag op verschillende locaties tussen beide groepen goederen.

Voor Uniegoederen kan soms een uitzondering worden gemaakt. Dit vereist overleg met de Douane en een goed onderbouwd verzoek. Begin dus op tijd met afstemming!

2. Auditfile Voorraad: niet alleen voor de Douane

De Auditfile Voorraad is niet alleen verplicht bij de ketenregeling, maar ook nuttig voor bedrijven met opslag, productie of veredeling. Enkele voordelen:

1. Kosten douaneaudits voor bedrijven
   De doorlooptijd van douaneaudits is vaak lang door handmatige dataverzameling. Met de Auditfile Voorraad beschik je over gestandaardiseerde gegevens, waardoor de douane sneller en op afstand kan controleren. Dit bespaart tijd én kosten.
   
   

2. Compliance, meer actueel en hoge(re) mate van zekerheid
   De Auditfile Voorraad helpt je organisatie om structureel te voldoen aan douaneregels. Door de data centraal en actueel beschikbaar te hebben, wordt interne controle eenvoudiger en betrouwbaarder. Dit verkleint het risico op fouten en boetes.
   
   

3. Standaardanalyses
   De standaard analyses zijn gebaseerd op de Auditfile Voorraad en bieden een hoge mate van dekking van controle doelstellingen. Bedrijven die de Auditfile Voorraad implementeren kunnen gebruik maken van deze analyses om aan compliance-eisen te voldoen.
   
   

3. Gebaseerd op de internationale standaard: ISO

De Auditfile Voorraad sluit aan bij internationale standaarden zoals ISO 21378:2019. Deze richt zich op datastandaardisatie in audits. Hoewel niet volledig toereikend voor douanedoeleinden, vormt dit wel een sterke basis richting een uniforme EU-standaard voor douanerapportage.

Standaardisatie helpt bedrijven om eenvoudiger aan douane-eisen te voldoen en audits efficiënter in te richten. In de toekomst zullen er steeds meer (douane)processen binnen de Europese Unie gestandaardiseerd worden.

Hulp nodig? Kies voor onze Auditfile Support

De implementatie van de Auditfile Voorraad is complex en vereist specialistische kennis. Wil je fouten voorkomen, tijd besparen en zeker zijn van compliance?

Maak gebruik van onze Auditfile Support dienst. Wij begeleiden je van A tot Z. Bekijk de mogelijkheden op onze website!