Je moet als IIAA-vergunninghouder bezig met de Auditfile Voorraad maar hebt geen idee waar te beginnen en wat hiervoor allemaal nodig is? Hoeveel tijd gaat het je organisatie kosten en is er voldoende kennis in huis?
Het is duidelijk dat de Auditfile Voorraad een omvangrijk project is. Maar met de juiste strategie biedt het ook veel voordelen. Het geeft je een dieper inzicht in de bedrijfsgegevens en zorgt voor actuelere interne controles dan ooit tevoren.
Ik ben Jurjen. In deze blog ga ik dieper in op de Auditfile Voorraad. Ik leg je uit welke kennis essentieel is.
Om te bepalen welke goederen onderdeel zijn van de Auditfile Voorraad worden de volgende uitgangspunten aangehouden:
Alle transacties op goederen die onderdeel zijn van de bedrijfsadministratie zijn onderdeel van de Auditfile Voorraad
Verhouding goederen onder douanetoezicht versus goederen niet onder douanetoezicht
Verhouding aantal klanten tussen beide groepen goederen
Bij scheiding van opslag op verschillende locaties tussen beide groepen goederen
Voor Uniegoederen kan een uitzondering worden gemaakt in de Auditfile Voorraad, afhankelijk van verschillende indicatoren zoals de verhouding tussen goederen onder douanetoezicht en Uniegoederen, de verhouding van klanten tussen beide categorieën en de locatie van de goederenopslag.
Het overleg met de douane aan het begin van het onderzoek is essentieel om te bepalen of een uitzondering mogelijk is. Het is daarom verstandig om vooraf contact op te nemen met de douane en een goed onderbouwd verzoek in te dienen.
Er zijn verschillende redenen waarom het gebruik van de Auditfile Voorraad voor jouw bedrijf belangrijk is. Naast de verplichting bij het gebruik van de ketenregeling, is het ook voor alle overige bedrijven met opslag, veredeling of productie interessant.
Kosten douaneaudits voor bedrijven
De doorlooptijd van een douaneaudit is lang vanwege de tijd die nodig is voor het afspreken en verzamelen van gegevens. De Auditfile Voorraad vermindert de administratieve lasten en stelt de douane in staat om taken op afstand uit te voeren, waardoor de controle efficiënter wordt.
Compliance, meer actueel en hoge(re) mate van zekerheid
Het doel van de Auditfile Voorraad is niet alleen beperkt tot het uitwisselen van gegevens aan de douane, maar ook om de interne controle en audit op douane gerelateerde zaken te verbeteren en compliance te versterken. Het is een essentieel middel voor bedrijven om te voldoen aan de vereiste compliance.
Door standaardanalyses op de Auditfile Voorraad kunnen bedrijven actuelere interne controles uitvoeren en een hogere mate van zekerheid bieden over de verantwoordingen. Dit heeft voordelen op het gebied van integratie in interne controle- en auditprocedures. En ook bij het tonen van compliance met waarschijnlijkheidscontroles en consistentiecontroles.
Standaardanalyses
De standaard analyses zijn gebaseerd op de Auditfile Voorraad en bieden een hoge mate van dekking van controle doelstellingen. Bedrijven die de Auditfile Voorraad implementeren kunnen gebruik maken van deze analyses om aan compliance-eisen te voldoen.
In een wereld die steeds meer draait om data standaardisatie, is het van cruciaal belang te kijken naar internationale normen en standaarden. Een voorbeeld hiervan is de ISO 21378:2019 publicatie, die een gestandaardiseerde dataset creëert voor financiële audits. Hoewel dit niet voldoende is voor douanedoeleinden, biedt het wel een stevige basis voor verdere ontwikkelingen.
Het belang van gegevensstandaardisatie wordt steeds groter, vooral als het gaat om het voldoen aan de eisen van toezichthouders. Het streven naar een uniforme rapportagestandaard voor zowel douane als het bedrijfsleven wordt steeds relevanter en heeft als toekomstig doel een standaard die ook geldt voor de EU en WDO. Deze ontwikkeling kan de efficiëntie en naleving van regelgeving bevorderen en bedrijven helpen om te voldoen aan de benodigde compliance.
In deze blog bespraken we welke goederen onderdeel uitmaken van de Auditfile Voorraad. We noemden verschillende redenen waarom het voor IIAA-vergunninghouders belangrijk is om gebruik te maken van de Auditfile Voorraad. Denk aan het verminderen van kosten voor douane-audits, het versterken van compliance en het uitvoeren van standaardanalyses.
Het implementeren van de Auditfile Voorraad is een complex en tijdrovend project, waarvoor specifieke kennis binnen je organisatie noodzakelijk is. Heb je deze kennis niet in huis? We helpen je graag met onze Auditfile Support dienst. Neem een kijkje op de pagina.