4 redenen waarom bedrijven douanesoftware verkiezen boven een expediteur

Je bent vast bekend met de situatie; je moet een douaneaangifte doen en hebt deze dringend nodig. Alle benodigde input stuur je naar de expediteur. Deze pakt je aangifte niet direct op. Andere klanten zijn eerst aan de beurt. Je moet dus wachten.

Wanneer je aangifte eindelijk wordt opgepakt, wil je graag het vervoer regelen. Maar omdat je het hebt uitbesteed, heb je geen idee in welke fase je aangifte zich bevindt. Erg frustrerend.

Steeds meer bedrijven kiezen er daarom voor om zelf hun douaneaangiften te doen met behulp van douanesoftware. Bijna 50% van alle Nederlandse bedrijven die internationale handel drijven is al overgegaan op het zelf doen van douaneaangiften. Een trend met positieve resultaten tot gevolg. Zo is de doorloopsnelheid van een aangifte wel vier keer zo snel als je het zelf doet. Ook heb je veel meer grip.

Ik ben Bram Groener, Douane expert bij Stratech. In deze blog vertel ik je de vier meest voorkomende redenen waarom B2B bedrijven er steeds vaker voor kiezen om zelf hun uitvoer- en invoeraangiften te doen. 

De 4 meest voorkomende redenen om te kiezen om je douaneaangiften zelf te doen

1.    De doorlooptijd is minstens 4x zo snel

Met doorlooptijd bedoel ik de tijd tussen het opmaken van de aangifte en het moment dat je toestemming tot vertrek ontvangt van de Douane. Als je ervoor kiest om zelf je douaneaangiften te doen, kun je deze opmaken wanneer nodig. Je hoeft niet te wachten op de expediteur.

Het opmaken van je douaneaangiften doe je in een douanesoftware naar keuze. Deze is rechtstreeks gekoppeld aan de systemen van de douane. Hierdoor heb je directe communicatie en ontvang je direct een goed- of afkeuring zodra je je aangifte indient.

Als je het uitbesteedt, ben je al snel minimaal 20 minuten kwijt. Als je zelf je aangiften indient, kost dit maximaal 5 minuten. Stel dat je 5 aangiften per week doet, dan bespaar je bijna 75 minuten per week in het aangifteproces door het zelf te doen!

Nog een interessant weetje; na een korte cursus weet je binnen één werkdag alles wat je moet weten om zelf je douaneaangiften te doen. 

2.    Realtime inzicht in het aangifteproces

Wanneer je ervoor kiest om zelf je douaneaangifte te doen, kun je deze direct volgen in de douanesoftware die je gebruikt. Hierdoor heb je altijd een actueel zicht op de status van je aangifte. Bijvoorbeeld of je nog wacht op een bericht van de Douane of dat er ontbrekende of onjuiste gegevens zijn vastgesteld. Je kan dan direct handelen. Hierdoor verlies je geen kostbare tijd.

Als je de aangifte uitbesteedt, verlies je het zicht op de status zodra de expediteur ermee aan de slag gaat. Je kan dus niet direct handelen wanneer de Douane aangeeft dat er gegevens onjuist zijn of ontbreken. Dit kan vervelend zijn wanneer je zelf het transport wil regelen en geen inzicht hebt in de status van je aangifte. Dit kan het plannen van het transport bemoeilijken.

3.    Een kostenbesparing van 82%

Een kostenbesparing van gemiddeld 82% is een grote reden waarom steeds meer bedrijven zelf hun aangiften doen. Dit verschil zit er onder andere in dat je geen extra kosten hoeft te betalen per HS-code en betaal je minder naarmate je import- en/of exportvolume toeneemt.

In het onderstaande voorbeeld zie je de kosten voor een bedrijf dat jaarlijks 250 uitvoeraangiften doet met twee HS-codes. Voor de kosten van zelf doen zijn we uitgegaan van de kosten van onze eigen douanesoftware Stratech Shipment die gelden voor 2023. 

4. Grip op controles

De douane voert regelmatig willekeurige controles uit. Bij zo'n controle is het van groot belang dat je de juiste documenten kan tonen wanneer daarom wordt gevraagd.

Het is verstandig om je voor te bereiden op zo'n controle. Daarom is het handig om zo snel mogelijk te weten wanneer er een controle plaatsvindt. Je kan direct in je douanesoftware zien of je een controle krijgt. 

Als je het uitbesteedt, ontvangt je expediteur deze melding. Je bent dus afhankelijk van je logistiek dienstverlener om deze informatie (tijdig) te ontvangen.

Belangrijk: Het is een veelvoorkomende misvatting dat je meer controle krijgt van de Douane wanneer je zelf je douaneaangiften doet. Dit is niet waar. De douane maakt geen onderscheid in wie de aangiften indient.

Aan de slag: maak de juiste keuze

In deze blogpost hebben we besproken waarom steeds meer B2B bedrijven ervoor kiezen om zelf hun douaneaangiften te doen in plaats van deze uit te besteden aan een expediteur. We hebben de vier meest voorkomende redenen behandeld, waaronder de aanzienlijk kortere doorlooptijd, het live inzicht in het aangifteproces, de kostenbesparing en de mogelijkheid om grip te hebben op controles.

Wil je meer weten over de voor- en nadelen van beide situaties? Bekijk dan zeker onderstaande video waarin we dieper ingaan op dit onderwerp. Het is belangrijk om de juiste keuze te maken voor jouw specifieke situatie en deze video kan je daarbij helpen. Je hoeft geen gegevens achter te laten om de video te bekijken. Wel zo handig. Liever direct een business case aanvragen? Krijg hier inzicht in de kosten voor jouw specifieke situatie.