Bedrijven die handel drijven met derde landen (niet-EU-landen), kunnen bij de Douane een vergunning Authorised Economic Operator (oftewel AEO) aanvragen. Een dergelijke vergunning biedt allerlei voordelen. Zo wordt een bedrijf met een AEO-status bijvoorbeeld minder streng gecontroleerd bij grensoverschrijdende handel, waardoor het oponthoud bij grenzen afneemt en het logistieke proces soepeler en sneller kan verlopen.
Een AEO-vergunning is een kwaliteitskeurmerk die wordt uitgereikt door de Douane aan bedrijven die voldoen aan bepaalde criteria. Wanneer uw bedrijf over een AEO-status beschikt, kunnen andere bedrijven er op vertrouwen dat u een betrouwbare handelspartner bent, die volgens de eisen van AEO en conform internationale wet- en regelgeving werkt. In principe kan elk bedrijf een AEO-status verkrijgen, maar daarvoor moeten wel een aantal zaken goed worden geregeld.
Om in aanmerking te komen voor een AEO-status moet uw bedrijf aan een aantal eisen voldoen. De AEO en de richtlijnen voor toekenning van de vergunning, zijn gebaseerd op het Douanewetboek van de Unie. In de praktijk bestaan er drie soorten AEO-certificaten. Elk AEO-certificaat heeft zijn eigen eisen. De mate waarin een bedrijf faciliteiten krijgt bij de controle, is afhankelijk van de vergunning.
AEO-C (customs): douanevereenvoudiging
AEO-S (safety): gericht op safety & security
AEO-F (full): douanevereenvoudiging en safety & security
AEO heeft voor de Douane het voordeel dat zij hun fysieke en documentcontroles meer kunnen richten op de goederenzendingen van bedrijven die geen AEO-certificaat hebben. Daartegenover staat dat AEO-certificeerde bedrijven ook bepaalde financiële en operationele voordelen opleveren. De belangrijkste voordelen van een AEO-status zijn:
Minder fysieke douanecontroles
Minder controles van bescheiden
Voorrang bij controles en keuze van de plaats van controle
Verlaging van borgstelling tot 100% mogelijk
Bij een vergunning AEO-F wordt u vooraf geïnformeerd over voorgenomen fysieke controles
Het bezit van een AEO-certificaat is niet vrijblijvend. Om de AEO-status te behouden dienen gecertificeerde bedrijven de juiste interne controlemaatregelen te nemen en deze zichtbaar te maken in hun systemen en processen. Het bedrijf dient zijn processen, risico’s en systemen te herzien naar aanleiding van bevindingen in zijn activiteiten. Vervolgens dient de Douane over deze wijzigingen in het kennis te worden gesteld.
Bovendien is het wettelijk verplicht dat een bedrijf met een AEO-certificaat de Douane in kennis stelt van elk feit dat zich na toekenning van de vergunningen voordoet en dat gevolgen kan hebben voor de handhaving of de inhoud daarvan.