AEO-status: onmisbare vergunning of extra last?

Veel bedrijven die internationaal handelen lopen tegen steeds strengere douaneregels aan en worden steeds vaker geconfronteerd met grenscontroles, inspecties, lange wachttijden, extra documentatie-eisen en onvoorspelbare kosten. Al deze obstakels maken het voor jou als importeur/exporteur moeilijker om je goederen efficiënt te vervoeren.

Twijfel je over het nemen van een AEO vergunning? In deze blog neemt onze Customs Consultant Sander je mee in de AEO. Hij legt helder uit wat een AEO-status inhoudt en welke uitdagingen het kan oplossen. Na het lezen weet jij of een AEO een slimme keuze is voor jouw bedrijf.

Wat is een AEO?

Een AEO vergunning (Authorized Economic Operator, oftewel toegelaten marktdeelnemer) biedt een oplossing voor deze obstakels. Wanneer je internationaal handelt en aan alle voorwaarden voldoet, kan je als bedrijf bepaalde voordelen krijgen bij het afhandelen van je zendingen door de Douane.

AEO is gebaseerd op een nauwe samenwerking tussen bedrijven en de Douane. Met als doel de internationale logistieke keten veiliger en soepeler te maken. Dit zorgt ervoor dat de betrokken bedrijven veilig met hun producten omgaan, waardoor onbevoegden geen toegang hebben tot de goederen. 

In de internationale handel wordt een AEO-vergunning steeds meer gezien als een must-have. Niet alleen om douaneprocedures te versoepelen, maar ook als kwaliteitscertificaat. Met een AEO toon je namelijk aan dat jouw bedrijf onderdeel is van een veilige logistieke keten.

Deze vergunning biedt verschillende voordelen, maar de aanvraagprocedure is niet eenvoudig. Bovendien moeten bedrijven die de vergunning hebben, voldoen aan veel voorwaarden om deze te behouden. Een bedrijf met een AEO-vergunning wordt in de hele EU als betrouwbaar gezien als het gaat om douanetransacties.

Er zijn drie verschillende soorten AEO-status:

• AEO-status voor veiligheid (S)
• AEO-status voor vereenvoudigde douaneprocedures (C)
• AEO-status voor beide opties (F)

Een AEO-vergunning is een Europese richtlijn en wordt daarom in heel Europa erkend, net als de voordelen die je krijgt als je bepaalde douaneprocedures vereenvoudigt.

Het is alleen wel zo dat de verschillende EU-landen hun eigen regels hebben over hoe ze deze richtlijn precies toepassen en hoe ze de certificaten verstrekken.

De voordelen van een AEO-status

Uiteindelijk biedt een AEO grote voordelen, want bedrijven die aan alle eisen voldoen worden door de Douane als ‘betrouwbaar’ gezien. Hier zijn een aantal voordelen als je beide AEO-vergunningen hebt:

• Je wordt minder vaak gecontroleerd, zowel fysiek als op documenten, en de controles zijn minder streng. Dit bespaart veel tijd.
• AEO-vergunninghouders krijgen voorrang als er een controle is.
• Je kan zelf aangeven waar de controle moet plaatsvinden.
• Bij het aanvragen van andere douanevergunningen kijkt de Douane niet meer naar eerder beoordeelde criteria.
• Het kan ook commercieel voordelig zijn: een AEO-status laat zien dat je je zaken goed voor elkaar hebt, wat vertrouwen uitstraalt naar andere partijen.
  
  

Voorwaarden voor een AEO vergunning

Het aanvragen van een AEO-vergunning lijkt heel simpel en snel gedaan. Je vult de Self-Assessment in, vult de vergunningaanvraag in en geeft aan dat je maatregelen neemt om alles goed te regelen.

Maar dit is eigenlijk slechts het begin van een groter proces. Er komt veel meer bij kijken om ervoor te zorgen dat je aan alle eisen voldoet, zowel nu als in de toekomst.

De eisen voor AEO zijn als volgt:

• Je moet je houden aan de wet- en regelgeving (bijvoorbeeld douane en belastingen).
• Je moet een goede en volledige administratie bijhouden van je handel en transport.
• Je moet voldoen aan financiële verplichtingen (dus financieel gezond zijn).
• Je moet de juiste vakkennis of kwalificaties hebben.
• Er moeten passende veiligheidsnormen zijn, vooral als je AEO-veiligheid aanvraagt.
  
  

De eerste stap is dus het aanvragen van de AEO-vergunning, maar het verkrijgen en behouden ervan is een grotere uitdaging. Wij kunnen je helpen bij deze uitdaging met onder andere:

• het uitvoeren van de self-assessment
• het inrichten van een gedegen administratie
• het aanpassen van je processen voor de AEO-status