De 7 meest gemaakte fouten bij classificering en HS-codes

Het juist indelen van goederen volgens het Harmonized System lijkt op het eerste gezicht misschien een administratieve formaliteit. Maar iedereen die er in de praktijk mee te maken heeft, weet hoe complex en frustrerend het kan zijn. Eén verkeerde code kan leiden tot extra kosten, vertragingen bij de douane en zelfs boetes.

Veel bedrijven denken dat ze goed bezig zijn, totdat een fout pas aan het licht komt wanneer het te laat is. Soms lijkt een HS-code logisch, maar blijkt achteraf bij nadere inspectie dat het product toch in een andere categorie valt.

In deze blog bespreken we de meest gemaakte fouten bij het gebruik van HS-codes, zodat je ze kan herkennen én voorkomen. Want in de wereld van internationale handel kan een kleine vergissing enorme gevolgen hebben.

1. Onvoldoende kennis van indelingsregels

Het vaststellen van de code is specialistisch werk en vereist kennis en het op de hoogte zijn van wet- en regelgeving. Niet elk product wordt namelijk exact beschreven, daarom zijn er door de Wereld Douane Organisatie algemene indelingsregels opgemaakt. De algemene indelingsregels in de gecombineerde nomenclatuur kan je vinden in het Handboek Douane.

Een andere optie is als je er niet uitkomt is een Binding Tariff Information (BTI). Dit is een officiële beslissing van de Douane over de juiste tariefcode voor jouw product. Het geeft je zekerheid over de indeling van je goederen. Let wel op dat deze zekerheid bindend is voor een periode van drie jaar voor alle douaneadministratie in de EU. Dit betekent dat je voor alle invoer en uitvoer deze tariefcode moet gebruiken.

2. Verkeerde interpretatie van producteigenschappen

Een van de meest gemaakte fouten is het onjuist indelen door foutieve/onvolledige productbeschrijving. Veel bedrijven classificeren door op logischerwijs naar de naam van het product te kijken, zonder verdere specificaties in acht te nemen. Specifieke producteigenschappen zoals de samenstelling, functie en technische kenmerken kunnen bepalend zijn voor de code waar het product onder hoort. Het is belangrijk om het product uitgebreider te analyseren voordat je een HS-code toewijst.

3. Gebruik van verkeerde broninformatie

Een snel en veel gemaakte fout is het overnemen van HS-codes van leveranciers, eerdere zendingen, facturen of standaardlijsten zonder te controleren of deze juist zijn. Dit lijkt makkelijk en efficiënter maar kan snel tot ernstige fouten leiden. 

Tip: Controleer altijd zelf de juiste code op basis van product kenmerken en douaneregels, in plaats van blindelings een goederencode over te nemen.

4. Blind vertrouwen op automatische systemen

Tegenwoordig bestaan er goede automatische classificatiesystemen die je helpen bij het classificeren en toekennen van HS-codes. Deze systemen werken vaak met bepaalde steekwoorden en databanken. Ze werken prima ter ondersteuning maar de nuance ontbreekt. Zo kan het systeem bijvoorbeeld een ‘motor’ detecteren en een algemene code toekennen terwijl een verbrandingsmotor onder een andere code valt.

Wij adviseren je daarom om automatische systemen alleen ter ondersteuning te gebruiken en altijd zelf een snelle handmatige controle te doen om fouten te voorkomen.

5. Onjuiste indeling door alleen de omschrijvingen te lezen

Producten indelen op basis van de omschrijvingen in het tariefboek is onvoldoende. Raadpleeg ook altijd de aantekeningen en toelichtingen. Hierin worden vaak belangrijke uitzonderingen en uitsluitingen genoemd. Uitzonderingen die niet in de hoofdomschrijvingen van het tariefboek staan. De aantekeningen zijn wettelijk bepalend.

6. Een verouderd artikelbestand

Het geharmoniseerde systeem wordt beheerd door de Wereld Douane Organisatie (WCO). Elke vijf jaar worden HS-codes bijgewerkt om nieuwe producten en wijzigingen in bestaande producten weer te geven. Elk jaar op 1 januari en vaak op 1 juli zijn er aanpassingen vanuit de Europese Unie.

Tip: Hou de wijzigingen in de gaten en update je systemen en documentatie zodra er updates zijn.

7. Motivering en wijzigingen in de classificatie vastleggen

Het is handig om alles te loggen. Mocht er een situatie komen waarbij discussie ontstaat, dan moet duidelijk zijn hoe de goederencode op enig moment is vastgesteld. In veel gevallen is er niet veel reden voor onduidelijkheid, maar als dat wel het geval is, dan moet je kunnen motiveren waarop de keuze gebaseerd is. Leg daarom vast waarom voor een specifieke goederencode gekozen is.

Conclusie

Zoals je nu gelezen hebt kan er op veel manieren fouten gemaakt worden bij het indelen van HS-codes. Deze kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben, zoals vertragingen, extra kosten of zelfs boetes. Door de meest voorkomende valkuilen te herkennen en zorgvuldig te werk te gaan, voorkom je problemen bij de douane.

Heb je hulp nodig bij het correct classificeren van jouw goederen? Neem gerust contact op – we denken graag met je mee!