De verborgen risico's van onjuiste HS-codes: Wat moet je weten?

Tariefcode (ook bekend als Geharmoniseerd Systeem - GS code), is een internationaal gestandaardiseerd systeem van namen en nummers dat wordt gebruikt om verhandelde producten te classificeren voor douane- en belastingdoeleinden, maar ook om wettelijke vereisten voor specifieke goederen te bepalen.

Het belang van een juiste classificatie van producten:

Een juiste indeling is belangrijk en vergt veel kennis van de indelingsregels en je producten. Dit is vaak een samenspel tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Het is daarom noodzakelijk dat iedereen op de hoogte is van het belang van juiste classificatie. Het incorrect classificeren en toepassen van HS-codes kan grote nadelige gevolgen hebben op je bedrijf, zoals;

1.  Financiële risico's (te veel of te weinig invoerrechten betalen)
2. Nalevingsproblemen (audits en boetes)
3. Inefficiëntie van de toeleveringsketen (vertragingen)

Gevolgen van foutieve HS-codes

Foutieve of onnauwkeurige HS-codes kunnen leiden tot juridische problemen en grote complicaties in je logistieke proces. Hieronder lichten we een aantal mogelijke gevolgen toe:

1. Financiële risico's

Op basis van de HS-codes wordt bepaald hoeveel invoerrechten je moet betalen. Een onjuiste HS-code kan leiden tot een verkeerd invoertarief. Hierdoor kunnen de kosten onnodig oplopen, of je kan te maken krijgen met naheffingen.

Naast financiële risico’s kan je ook onbedoeld wettelijk bepaalde maatregelen overtreden. Bijvoorbeeld bij de uitvoer van bepaalde producten naar gesanctioneerde landen/personen of bij producten die vergunning plichtig zijn, zoals onder andere dual use goederen.

Laat je dus vooral niet onder druk zetten door klanten/leveranciers om bepaalde codes te gebruiken, zodat zij voordeel hebben van een lager tarief.

2. Nalevingsproblemen

Als een bedrijf foutieve codes gebruikt, kunnen zij een boete krijgen. Komt het herhaaldelijk voor, dan kan de Douane dit bedrijf als onbetrouwbaar aanmerken. In dat geval kan de Douane ervoor kiezen om de vergunning van dit bedrijf te ontnemen.

3. Inefficiëntie van de toeleveringsketen

Naast bovengenoemde risico’s is de kans op inefficiëntie en vertraging in de toeleveringsketen groot. Het onjuist classificeren kan leiden tot extra controles of inspecties. Dit kost tijd en kan ernstige vertragingen veroorzaken.

In sommige gevallen kan een verkeerde classificatie ertoe leiden dat goederen tijdelijk worden vastgehouden of zelfs teruggestuurd, vooral wanneer de douane vermoedt dat het om gevaarlijke, gecontroleerde, of verboden goederen gaat. Dit zorgt naast vertraging ook voor extra transport- en opslagkosten.

Uiteindelijk zorgen vertragingen en onvoorziene kosten voor een verlies aan betrouwbaarheid bij klanten, wat de reputatie van het bedrijf kan schaden. Een inefficiënte toeleveringsketen kan klanten zelfs bewegen om over te stappen naar concurrenten die hun logistiek beter op orde hebben.

Stappenplan voor een juiste classificatie van HS-codes

• Identificeer het product en zijn belangrijkste doel/functie
• Bepaal de materiaalsamenstelling
• Classificeer het product - de essentiële kenmerken en indelingsregels
• Raadpleeg referentiemateriaal: toelichtingen, uitspraken van de douane (jurisprudentie, bindende tariefinlichtingen – BTI), info van de leverancier
• Neem contact op met de Douane – voor een BTI aanvraag.
  
  Een BTI (Binding Tariff Information) is een officiële beslissing van de Douane over de juiste tariefcode voor jouw product. Het is een soort certificaat dat je zekerheid geeft over hoe jouw goederen worden ingedeeld voor invoer of uitvoer.

Kortom: onderschat het belang van HS-codes niet

Ze vormen de ruggengraat van internationale handelsprocessen en zijn cruciaal voor de naleving, financiële planning en risicobeheer. Het correct toepassen van HS-codes is niet alleen een administratieve vereiste, maar ook een strategische noodzaak voor elk bedrijf dat internationaal opereert.