Update over het douanesysteem DMS [juni]

In het kort

Onze collega John geeft je een update over het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS) en wat je de komende maanden kunt verwachten. De migratie is in volle gang, dus zorg dat je niets mist! Lees zijn blog over de laatste DMS-ontwikkelingen.

Van AGS naar DMS 4.0
Opslag-, invoer- en uitvoeraangiften

In april zijn we gestart met het aansluiten van onze eerste klanten op DMS Invoer, en met succes! Trots kunnen we melden dat al onze klanten – die alleen invoeraangiften doen - volledig gebruikmaken van DMS. Daarmee is een belangrijke mijlpaal voor ons bereikt.

• Scandia Gear Europe: "dankzij de training, persoonlijke begeleiding en goede service van Stratech verliep de overgang naar DMS soepel. Onze eerste DMS-aangifte duurde iets langer omdat we moesten wennen aan de nieuwe velden. Gelukkig kregen we altijd van ons vast aanspreekpunt een duidelijk antwoord waarmee we verder konden. Nu zijn we over op DMS en vliegen de aangiften er door. Als Scandia zijn we erg tevreden met onze overstap naar Stratech Shipment ".

Op dit moment maken we ons op voor de volgende fase: het aansluiten van klanten op DMS Uitvoer eventueel in combinatie met DMS Invoer. We starten deze maand met een paar klanten. Dit om vast te stellen of het hele aangifteproces in onze software goed verloopt. In de periode daarna (juni t/m september) worden al onze overige klanten gefaseerd overgezet op DMS.

Werk je met onze douanesoftware? Dan ontvang je binnenkort een e-mail met daarin de planning en de overgangsdatum. We begeleiden je van begin tot eind, zodat de overgang van AGS naar DMS je zo min mogelijk tijd kost.  

Conclusie: kennis van DMS is onvoldoende

Ook bij de Douane is de pilotfase voor DMS Uitvoer inmiddels succesvol afgerond. Drie aangevers met uitvoeraangiften zijn volledig over op DMS. Ook nu, net zoals bij DMS Invoer, werden de eerste aangiften afgekeurd om reden dat inhoud van de aangifte niet correct was. Wederom blijkt dat voldoende kennis over de juiste vulling van een DMS-aangifte essentieel is voor een soepele overgang. Ons advies: ga aan de slag met je DMS-kennis!

Om jou te helpen bij het opdoen van de juiste kennis hebben we twee trainingsvideo's gemaakt. Hierin geven we uitleg over de juiste vulling van een DMS-aangifte en laten we aan de hand van een aantal voorbeeldaangiften de verschillen tussen AGS en DMS zien.

• Trainingsvideo DMS Invoeraangiften
• Trainingsvideo DMS Uitvoeraangiften
  
  

Van GPA-SPA naar DMS 4.1
Maandaangiften en douane-entrepot

Inmiddels zijn alle douane-entrepothouders die stoppen met de vergunning IIAA over op DMS. Zij doen nu aangifte onder de normale procedure (opslag). De Douane is bezig eindcontroles uit te voeren bij deze vergunninghouders. Entrepothouders die de vergunning IIAA willen behouden zijn in twee fasen opgedeeld:

• Fase 1: vergunninghouders IIAA met alleen opslag douane-entrepot die gebruik maken van opslagaangiften middels aanbrengbericht;
• Fase 2: vergunninghouders IIAA met opslag douane-entrepot, (tijdelijke) invoer, actieve veredeling, bijzondere bestemming en die gaan werken met aanvullende aangiften.

Voor alle IIAA vergunninghouders geldt dat er een individuele planning met de Douane en hun softwareleverancier is (of nog wordt) afgestemd. Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen vergunninghouders met of zonder fytosanitaire of veterinaire goederen.

Extra kennissessie voor IIAA vergunninghouders

De Douane ontving afgelopen periode veel vragen van vergunninghouders en heeft daarom in samenwerking met verschillende softwareleveranciers extra kennissessies georganiseerd. Tijdens deze sessie werd er nadere toelichting gegeven op DMS 4.1 en was er ruimte om specifieke vragen te beantwoorden. Onze klanten waren zeer blij met deze waardevolle informatie en weten nu precies waar ze zich de komende tijd op moeten concentreren.

Herzieningsonderzoek voorafgaand aan go-live

Voordat je als vergunninghouder mag overstappen op DMS, moet er eerst een herzienings-onderzoek plaatsvinden. Afhankelijk van de bedrijfssituatie zal het herzieningsonderzoek 2 á 3 weken duren, mits alles op orde is. Tijdens het onderzoek ligt de focus met name op de verschillen tussen de huidige situatie en hoe het straks in DMS gaat. 

Er wordt onder andere gecontroleerd of aanbrengberichten correct worden ingediend en of het stop-en-go-proces goed ingericht is. Maak je gebruik van de ketenregeling? Dan wordt ook gecontroleerd of alle benodigde gegevens voor het leveren van de Auditfile Voorraad in de bedrijfsadministratie (systemen) opgeslagen zijn. Zorg dus dat je goed voorbereid bent!

Komende tijd ligt de focus van de Douane op het uitvoeren van het herzieningsonderzoek bij de vergunninghouders. Vanzelfsprekend zullen we hierover berichten als er meer informatie is.  

Ervaringen vanuit de proeftuin DMS 4.1

Vanuit de klantbordgroep DMS is een proeftuin opgestart waarin de pilot voor DMS 4.1 wordt uitgevoerd. Bij deze proeftuin zijn alle partijen vertegenwoordigd, zoals de Douane, bedrijven en softwareleveranciers.

De proeftuin bestaat uit vier werkgroepen: (1) voorbereiding vergunninghouder, (2) uitvoering herzieningsonderzoek, (3) Auditfile Voorraad en (4) coördinatie en communicatie. Alle werkgroepen zijn positief over de ervaringen uit de proeftuin. Op basis van de ervaringen zijn er lijsten opgesteld met aandachtspunten voor vergunninghouders, softwareleveranciers en de Douane. Deze zijn via eigen kanalen verspreid naar de achterban. 

Auditfile Voorraad
Vervanger van de voorraadverloop GPA 

Tijdens de klankbordgroep DMS zijn de resultaten uit de proeftuin Auditfile Voorraad besproken en geëvalueerd. Op basis van deze ervaringen worden er aanpassingen doorgevoerd in de specificaties. De Douane is bezig met het verwerken van deze verbeteringen in de documentatie en zal binnenkort de nieuwe versie publiceren.

Bij het herzieningsonderzoek vraagt de Douane elke vergunninghouder om een overzicht (Excel-bestand) te verstrekken waarin per tabel en per data-element in de Auditfile Voorraad de bron van de informatie is bepaald. Zo kan de Douane vaststellen of de juiste informatie geborgen is. Veel gegevens in de Auditfile Voorraad zijn verplicht. Welke gegevens relevant en verplicht zijn is per bedrijfssituatie verschillend.

Wil je ondersteuning bij het voorbereiden op het herzieningsonderzoek of de implementatie van de Auditfile Voorraad? Dat kan! Wij hebben een nieuwe dienst beschikbaar, genaamd: DMS Auditfile Support. Neem contact met ons op als je hier meer over wil weten.