Update | Belangrijke douane ontwikkelingen [juli]

Het douanelandschap is continu in beweging, en wij zorgen ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de belangrijkste veranderingen. In deze periodieke update praat onze collega John jou bij over alle douaneontwikkelingen en wat hiervan de gevolgen voor jou zijn. 

In deze blog behandelt hij de volgende onderwerpen:

1. Voortgang migratie DMS
2. Herzieningsonderzoek
3. Auditfile Voorraad
4. Van NCTS naar DVA
5. MAB, alternatief voor OGA
   
   

Dit even vooraf: wil je het laatste nieuws over belangrijke douanewijzigingen direct in jouw mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze douane-update!

1. Voortgang migratie DMS  
Belangrijke mijlpaal: AGS-systeem uitgezet

Sinds 4 juli is een belangrijke mijlpaal bereikt: het oude aangiftesysteem AGS is uitgezet. Alleen IIAA-vergunninghouders met officiële goedkeuring van de Douane mogen nu nog gebruik maken van AGS totdat zij later dit jaar overgaan op het nieuwe douanesysteem DMS.

In onze vorige blog hebben we vermeld dat eerste groep van +/- 15 IIAA-vergunninghouders met succes op DMS aangesloten is. Opmerkelijk is dat 70 procent van deze bedrijven gebruikmaakt van onze software. Daarmee lopen we wederom voorop in de markt.

Momenteel geldt nog de beperking van maximaal 400 artikelregels per aangifte. Vergunninghouders hebben hiervoor een slimme oplossing geïmplementeerd in de interface waarbij deze automatisch op basis van aantal artikelen het inkomende bericht verdeeld over meerdere aangiften.

• Ons geheim: onze snelle en probleemloze go-live van IIAA-vergunninghouders op DMS is het resultaat van onze unieke aanpak. We beginnen met het beschrijven van nieuwe werkprocessen en maken een blauwdruk. Dit alles gebaseerd op een grondige analyse. Deze blauwdruk is ook van onschatbare waarde voor het herzieningsonderzoek. Zo krijgt de Douane direct een goed beeld van het toekomstige proces. 
  
  Daarnaast voorzien we onze klanten al vroeg van alle informatie. Met onze blauwdruk en alle (technische) specificaties kunnen zij hun organisatie, processen en automatisering voorbereiden op de migratie. Met onze unieke testtool kan vervolgens de gehele keten worden getest: van hun eigen IT-systeem tot aan de Douane en weer terug. Dit voorkomt vervelende verrassingen. Meer weten over onze aanpak? Lees hier verder.
  
  

Meerdere IIAA-vergunningshouders succesvol live op DMS

In de afgelopen maanden hebben we succesvol meerdere IIAA-vergunningshouders aangesloten op DMS. Gedurende het hele project werden zij door onze deskundige consultants begeleid. Ook tijdens de go-live is er een ervaren consultant ter plaatse aanwezig, klaar om te assisteren.

Het resultaat spreekt voor zich: elke IIAA-vergunninghouder kon de eerste DMS-aangiften zonder onze ondersteuning verwerken. Er deden zich geen problemen voor die onmiddellijke actie van de consultant vereisten of die de go-live in gevaar brachten. Met onze ruime ervaring in het live brengen van IIAA-vergunninghouders op DMS, delen we graag enkele tips:

1. Gefaseerde go-live
   Bepaal vooraf welke goederenstromen je wanneer live brengt. Vermijd te veel druk en stress op de verschillende afdelingen. Splits eventueel de livegang van inbound en outbound. 
   
   
2. Samenwerking
   Zorg voor korte communicatielijnen en een goede samenwerking tussen jou als vergunninghouder, je softwareleverancier en de Douane. 
   
   
3. Ondersteuning
   Zorg ervoor dat (technische) specialisten op de dag van de go-live beschikbaar zijn om snel in te begrijpen, bijvoorbeeld als een bericht ergens de keten niet doorkomt.

Bevindingen in DMS op aanvullende aangiften

Onlangs ontdekte de Douane een probleem in DMS met de responseberichten van de aanvullende aangiften. Dit kwam aan het licht toen een aanvullende aangifte in een batch werd afgewezen. Alle retourberichten hadden dezelfde referentie, waardoor de IIAA-vergunninghouder alle response-berichten op één aangifte ontving in plaats van op iedere aangifte een apart bericht. 

De Douane heeft de oorzaak van dit probleem in DMS geïdentificeerd en een aanpassing doorgevoerd. De oplossing hiervoor komt met de update van 27 juli aanstaande beschikbaar. Helaas heeft dit probleem geleidt tot gevolgschade bij de enkele IIAA-vergunninghouders. In samenwerking met deze bedrijven en de Douane werken wij nu aan een oplossing  

2. Herzieningsonderzoek
Onze aanpak en software maken indruk op Douane

Recent bezocht een team van Douane Nederland ons ter voorbereiding op het uitvoeren van het herzieningsonderzoek bij onze klanten. Ze wilden onze werkwijze en software bekijken om dit aspect in het herzieningsonderzoek eenvoudiger te kunnen beoordelen. 

Ons stappenplan bereidt IIAA-vergunninghouders voor op de overgang naar DMS. Een cruciaal onderdeel hiervan is de blauwdruk die zowel het huidige als het nieuwe proces beschrijft. Dit geeft inzicht in de vereiste aanpassingen in processen, automatisering en organisatie als gevolg van DMS, inclusief de gehanteerde werkwijzen en waar we controles uitvoeren.

Hoewel onze software Stratech Shipment eenvoudig lijkt, voert het achter de schermen complexe controles uit om foutieve aangiften te voorkomen. Het team van Douane Nederland was erg onder de indruk van onze unieke aanpak en gebruiksvriendelijke DMS 4.1 software.   

3. Auditfile Voorraad
Vervanger van de voorraadverloop GPA

In samenwerking met CustomsFlows zijn we de eerste softwareleverancier in Nederland die een werkende oplossing voor de Auditfile Voorraad leveren. In navolging van dit succes zijn we nu ook gestart met de implementatie van de Auditfile Voorraad bij andere IIAA-vergunninghouders.

• Meer weten? Lees dan onze blog over de go-live van onze innovatieve oplossing voor Auditfile Voorraad bij Nunner Logistic.
  

Werkgroep Auditfile Voorraad

Deze werkgroep zou oorspronkelijk weer in mei samenkomen, maar dit is verplaatst naar 24 juli.  Het doel is om ervaringen te delen en toe werken naar gestandaardiseerde analyses. Binnen de werkgroep is afgesproken om regelmatig bijeen te komen om sneller besluiten te nemen over de Auditfile Voorraad. Vanzelfsprekend zijn wij ook bij elke bijeenkomst aanwezig.

4. Van NCTS naar DVA
Nieuw systeem voor proces douanevervoer

Om te voldoen aan de eisen van het Douanewetboek van de Unie zal het huidige systeem voor douanevervoer (NCTS) dit jaar worden vervangen door een nieuwe applicatie, genaamd: Douane Vervoer Applicatie, afgekort DVA. Deze verandering heeft grote impact op alle aangevers die gebruik maken van transit aankomst en transit vertrek aangiften. 

Huidige stand van zaken

Op vrijdag 28 juni publiceerde de Douane een nieuwe versie van de specificaties voor DVA. De wijzigingen in deze nieuwe specificaties ten opzichte van de versie daarvoor hebben impact op de door ons ontwikkelde software. Dit is de belangrijkste reden waarom we nog niet de specificaties voor het bouwen van de ERP-koppeling hebben vrijgegeven. We willen voorkomen dat onze klanten worden opgezadeld met extra werk als gevolg onvoorziene douanewijzigingen. 

Onze planning voor de koppelingsspecificaties is als volgt: 

• 24 juli 2024 -  Klanten met testomgeving ontvangen onze DVA Vertrek specificaties;
• 31 juli 2024 - Specificaties DVA Vertrek beschikbaar voor al onze klanten;
• Aug. 2024 - Oplevering DVA Aankomst specificaties.

Op dit moment zijn we bezig met het doorvoeren van de laatste aanpassingen en het uitvoeren van nieuwe testscenario's op de testomgeving (BTO) van de Douane. We verwachten dat de eerste versie van DVA Vertrek eind juli beschikbaar zal zijn in onze software Stratech Shipment voor onze klanten. DVA Aankomst zal na de zomer worden vrijgegeven. 

• Op de website van de Douane vind je meer informatie over DVA, inclusief de mogelijkheid om een webinar terug te kijken die uitleg geeft over alle veranderingen.

Planning overgang van NCTS naar DVA

De Douane heeft de migratiestrategie voor DVA opnieuw aangepast. De transitieperiode van 1 juli tot 1 oktober 2024 is komen te vervallen. Dit betekent dat alle bedrijven op 29 oktober 2024 de overstap naar DVA maken. Vanaf deze datum kan je vervoersaangiften alleen nog via het DVA indienen. De uitrol van DVA gebeurt dus in één big bang, zonder overgangsperiode. 

Vervoersaangiften die voor 29 oktober via het oude NCTS-systeem zijn ingediend, worden nog in NCTS afgehandeld. Je maakt straks dus tijdelijk gebruik van twee systemen naast elkaar.

Masterclass DVA, claim nu je plek

De overstap naar DVA is een belangrijke verandering voor alle bedrijven die nu met NCTS werken. Bij grote douanewijzigingen zoals deze is een goede voorbereiding cruciaal.

Daarom organiseren wij op dinsdag 24 september een masterclass waarin we alle knowhow die jij nodig hebt voor een probleemloze overgang van NCTS naar DVA.

Dus, wil jij optimaal voorbereid zijn? Schrijf je dan nu in voor onze masterclass. 

5. MAB, alternatief voor OGA
Overzicht Gedane Aangiften 

Vanaf september 2024 zal de Douane geen Overzicht gedane aangifte (OGA) meer verstrekken. Ter vervanging ontvangen aangevers maandelijks een specificatie met de Mededeling afloop betalingstermijn (MAB).

Deze specificatie bevat gegevens over de belaste aangiften, ongeldig gemaakte aangiften en betalingen op zekerheid. Hierdoor kunnen bedrijven hun administratie nauwkeurig controleren. Meer informatie over de MAB vind je op de website van de Douane.

Waarom Stratech als partner
Altijd een stap vooruit door onze expertise

Als Stratech Logistic onderscheiden wij ons van andere softwareleveranciers door je proactief op de hoogte te houden van alle belangrijke douaneontwikkelingen.

Wij bieden volledige ondersteuning, duidelijke communicatie en vaste aanspreekpunten met knowhow. Dit zorgt ervoor dat je altijd voorbereid bent op veranderingen en je douaneprocessen soepel verlopen. Kies voor ons en ervaar zelf het verschil in efficiëntie en betrouwbaarheid.

Ontdek hier de ervaringen van andere aangevers die zijn overgestapt naar Stratech.