Hoe problemen in de Trade Compliancy tot grote vertragingen in de supply chain kunnen leiden

Het waarborgen van Trade Compliance is een van de grootste uitdagingen bij het afhandelen van douaneprocessen. Het bijhouden van alle veranderingen en het monitoren van de gevolgen is in de praktijk erg lastig. Hier is namelijk specialistische kennis voor nodig en dit ontbreekt in de regel bij veel organisaties. Het is daarom belangrijk om je bewust te worden van het belang van een correcte afhandeling van douanezaken.

In deze blog vertellen we meer over de risico’s van non-compliancy, zowel op de korte als lange termijn.

Kortetermijngevolgen van non-compliancy

Wanneer jouw organisatie niet voldoet aan de Trade Compliancy wetgeving, dan zullen de eerste gevolgen hiervan al snel zichtbaar worden. Hieronder lichten we toe welke kortetermijngevolgen op de loer liggen.

Vertragingen bij de douane

Onvolledige of incorrecte documentatie leidt tot vertragingen bij de douane. Dit heeft alles te maken met de douaneregelgeving. Import- en exportgoederen moeten voldoen aan de vereiste regels. Als dit niet het geval is, dan worden de goederen vastgehouden of zelfs in beslag genomen. Dit kan leiden tot ernstige verstoringen in de supply chain, omdat de goederen hierdoor niet op tijd bij de klant aankomen.

Operationele verstoringen

De douaneautoriteiten voeren regelmatig controles uit om te controleren of goederen voldoen aan de regels en eisen. Denk hierbij aan veiligheidsnormen. Deze controles zijn tijdrovend en veroorzaken vertragingen in de supply chain. Hierdoor verlopen de operationele processen van jouw organisatie minder soepel dan normaal.

Boetes en sancties

Om te voorkomen dat er boetes opgelegd worden, is het belangrijk om goed op te letten dat je geen zaken doet met landen of entiteiten die onder internationale sancties vallen. Als je dit wel doet, dan loop je het risico op juridische problemen. Niet alleen kunnen jouw goederen worden vastgehouden, je kunt ook zwaar gestraft worden met boetes die op kunnen lopen tot wel 10 procent van de jaaromzet van jouw organisatie.

Naast een geldboete ligt ook een embargo op de loer. Met een handelsverbod zoals dit ben je veel verder van huis, omdat je de supply chain in dit geval volledig opnieuw moet inrichten. Bovendien lijd je hierdoor niet alleen financiële verliezen, je loopt met jouw bedrijf op de lange termijn ook een enorm groot risico op reputatieschade – waarover later meer.

Langetermijngevolgen van non-compliancy

Naast de direct zichtbare gevolgen van non-compliancy op de korte termijn, zijn er ook langetermijngevolgen die ernstige consequenties met zich meebrengen. Meer daarover lees je hieronder.

Het verliezen van (douane)vergunningen

Bij ernstige of herhaalde non-compliance kan het voorkomen dat jouw bedrijf geen goederen meer mag importeren en/of exporteren vanuit/naar landen buiten de Europese Unie. De vergunningen worden ingetrokken met alle gevolgen van dien. Jij kunt jouw bedrijfsactiviteiten niet langer voortzetten en dus liggen alle processen stil.

Het besluit om de vergunningen van jouw bedrijf in te trekken is niet onomkeerbaar, maar het kost wel tijd om dit te herstellen. De bevoegde douaneautoriteit moet overwegen of de reden(en) voor het eerdere besluit om jouw vergunning in te trekken is/zijn weggenomen. Pas wanneer er grondig onderzoek gedaan is naar de bedrijfsprocessen kun je jouw vergunningen weer terugkrijgen.

Een daling van de omzet

Als jouw organisatie niet langer mag handelen met bedrijven buiten de Europese Unie, dan heeft dit aanzienlijke gevolgen. Bedrijfsactiviteiten worden mogelijk stopgezet, wat kan leiden tot operationele en financiële verliezen. De omzet zal dalen, waardoor het behalen van eerdere omzetdoelstellingen in gevaar kan komen. Het niet behalen van targets leidt op de lange termijn tot grote problemen voor de toekomstbestendigheid van jouw bedrijf. Bovendien betekent een handelsverbod met bedrijven buiten de Europese Unie dat je óók niet meer mag handelen met Europese bedrijven.

Imagoschade en verslechtering klantrelaties

Als de naleving van regels binnen jouw bedrijf achterblijft, dan kan dit ervoor zorgen dat (potentiële) klanten minder vertrouwen hebben in jouw organisatie. De klantrelatie verslechtert en dit kan leiden tot aanzienlijke imagoschade. Klanten en partners maken zich zorgen over de naleving van wet- en regelgeving. Bestaande contracten worden beëindigd en nieuwe samenwerkingen blijven uit. Doordat je met jouw organisatie minder geloofwaardig bent, is de kans groot dat jouw professionele reputatie geschaad wordt.

Hogere operationele kosten

Als jouw organisatie als non-compliant beschouwd wordt, dan moet je dit zo snel mogelijk oplossen. In veel gevallen zullen er juridische procedures moeten worden gestart om de non-compliancy van jouw organisatie aan te pakken of aan te vechten. Dit brengt kosten met zich mee die de winst van jouw bedrijf negatief beïnvloeden.

Wanneer je het probleem van non-compliancy voor de lange termijn wilt aanpakken, dien je een Intern Compliance Programme (ICP) op te zetten. Jouw personeel dient regelmatig getraind te worden, er worden audits uitgevoerd en er zullen systemen geïmplementeerd moeten worden. Dit brengt allemaal kosten met zich mee – al zijn het wel noodzakelijke kosten om jouw organisatie Trade Compliant te maken én te houden.

Verlies van marktaandeel

Het laatste, maar zeker niet minste langetermijngevolg van non-compliancy is het verlies van marktaandeel. Klanten die geen vertrouwen hebben in jouw organisatie zullen op zoek gaan naar een alternatief. Het is daarom essentieel om te voldoen aan de regelgeving om te voorkomen dat jouw concurrenten de voorkeur krijgen boven jou.

Is jouw bedrijf al Trade Compliant?

Wil je ervoor zorgen dat de processen in de supply chain soepel verlopen? Controleer dan of jouw organisatie voldoet aan de regelgeving voor Trade Compliancy. Wij hebben een handige checklist samengesteld waarmee je aan de hand van 10 stellingen kunt bepalen of jouw organisatie compliant of non-compliant is.