IIAA-vergunninghouder? Bereid je voor op bezoek van Douane

De Douane gaat deze periode IIAA-vergunninghouders met ketenregeling actief benaderen. Binnenkort worden zij gecontacteerd door de Douane, gevolgd door een bezoek van een EDP-auditor. Doel hiervan: inzicht krijgen in de voortgang rond de implementatie van de Auditfile Voorraad.

Onze Customs Consultant Jurjen begeleidt meerdere bedrijven in dit traject. Bij diverse klanten die hij ondersteunt zijn inmiddels de Auditfile Voorraad testbestanden naar de Douane verzonden, en is soms ook al inhoudelijke terugkoppeling gegeven. In deze blog deelt hij zijn ervaringen en tips om jou goed voor te bereiden op het gesprek met de Douane.

In gesprek met EDP-auditor: voorbereiding is alles

Tijdens het gesprek met de EDP-auditor kan je zowel technische als douane-inhoudelijke vragen verwachten. Denk aan vragen zoals:

• Hoe stel je vast dat alle transacties correct in de Auditfile Voorraad terechtkomen?
• Welke data-elementen gebruik je wel en niet, en waarom?
• Wat is het werkproces voor de totstandkoming van de Auditfile Voorraad?
• Hoe borg je dat de Auditfile Voorraad een correcte en volledige afspiegeling is van je systeemdata, zonder handmatige aanpassingen of bewerkingen?
  

De EDP-auditor zal kritisch doorvragen over verplichte en optionele velden. Ontbreekt een verplicht veld? Dan wil de Douane weten waarom. Ontbreken er optionele velden? Dan moet je onderbouwen waarom die niet in de Auditfile Voorraad opgenomen zijn. Als de Douane oordeelt dat bepaalde data-elementen wel vereist zijn, kan dit ertoe leiden dat je mogelijk verplicht aanpassen in jouw IT-systemen of processen moet doorvoeren.

Ervaringen, valkuilen en tips uit de praktijk

Jurjen’s advies: “Denk vanuit je Warehouse Management Systeem (WMS) en niet vanuit je Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Al je transacties moeten leiden tot records in de Auditfile Voorraad. Jouw administratie is het startpunt. Daaruit haal je voldoende gegevens om een complete Auditfile Voorraad op te bouwen”. Verder adviseert Jurjen om vaste contactmomenten met de Douane in te plannen voor:

• Aanleveren van Auditfile Voorraad testbestanden
• Terugkoppeling door de Douane van hun bevindingen
• Meeting met Douane om gezamenlijk alle bevindingen door te nemen
  

Betrek daarbij eventueel een (externe) adviseur die zorgt voor een vertaling van alle bevindingen naar douanezaken en techniek. Verder ziet hij in de praktijk bij IIAA-vergunninghouders vaak dezelfde fouten voorbijkomen:

•  Verkeerde naamgeving van bestanden, tabellen en velden
• Ontbreken van unieke primaire sleutels
• Fouten in datumnotaties en andere veldvereisten
• ...
  

Om jou te helpen kan je de 7 meest voorkomende valkuilen hier downloaden.

Sterk aan tafel met Douane dankzij onze knowhow

Het gesprek met de EDP-auditor is bedoeld om te toetsen of jij als IIAA-vergunninghouder de uitgangspunten van de Auditfile Voorraad goed begrijpt en of je administratie klopt. Zorg daarom dat je voorbereid op dit gesprek en met de juiste kennis aan tafel zit.

“Douane Nederland geeft aan dat IIAA-vergunninghouders die ondersteuning krijgen van Stratech vaak vooroplopen met het project Auditfile Voorraad. De kwaliteit van de output is hoog, wat bijdraagt aan een vlotte project doorlooptijd", aldus Jurjen Groeneveld, Customs Consultant.

Hulp nodig? Jurjen staat voor je klaar – of het nu gaat om advies of volledige begeleiding, ongeacht met welke douanesoftware je werkt.

Meer weten over onze Auditfile Voorraad dienstverlening? Lees hier verder.