Oorsprongsdocumenten: is je KVK bewijslast in orde?

Als je jaarlijks bewijsstukken deponeert bij de KVK voor het aanvragen van oorsprongs-documenten, is het belangrijk om deze vóór 31 januari te vernieuwen

Zo voorkom je dat de KVK je digitale aanvraag afwijst door het ontbreken van geldige bewijslast. En belangrijker: je exportzending loopt geen vertraging op.

In deze blog legt onze collega Tessie uit waarom tijdige vernieuwing van je bewijslast essentieel is en deelt ze handige tips om je werk makkelijker te maken.

Eenmalig of jaarlijks gebruik
Bewijslast voor oorsprongsdocumenten

Voor het online aanvragen van een Certificaat van Oorsprong, een EUR.1 certificaat of een EUR-MED certificaat bij de KVK, heb je geldige bewijsstukken nodig. Denk aan:

• Leveranciersverklaring
• Productiebeschrijving / - overzicht
• Kostprijscalculatie 

Je kan deze bewijsstukken op twee manieren gebruiken:

• Eenmalig: je voegt bij elke digitale aanvraag opnieuw de benodigde bewijsstukken toe.
• Jaarlijks: je deponeert je bewijsstukken één keer per jaar bij de KVK.

Vraag je regelmatig oorsprongsdocumenten aan? Kies dan voor jaarlijkse deponering bij de KVK. Dit bespaart je tijd én werk. Vergeet niet om bij elke digitale aanvraag te verwijzen naar de juiste gedeponeerde documenten.

Let op! - Gedeponeerde bewijsstukken zijn maximaal twee jaar geldig.

Bewijsstukken vernieuwen
Doe dit vóór 31 januari

Moet je binnenkort je bewijslast bij de KVK vernieuwen? Zorg er dan voor dat je dit uiterlijk 31 januari hebt geregeld. Het verzamelen van de juiste bewijsstukken kost tijd, zeker als je informatie moet opvragen bij leveranciers in het buitenland. Door dit tijdig te doen, voorkom je vertraging bij het online aanvragen van exportdocumenten.

Zo lever je nieuwe bewijstukken aan:

• Stuur elk bewijsstuk als apart pdf-bestand per e-mail naar jouw KVK-regiokantoor
• Bewaar de originele documenten goed. De bewaarplicht voor bewijslast is 7 jaar vanwege mogelijke nacontrole door de KVK.

Stratech Shipment
Exportdocumenten online aanvragen

Wil je het online aanvragen van exportdocumenten nog makkelijker maken? Maak dan gebruik van Stratech Shipment. Met onze slimme exportsoftware kan je onder andere:

• Certificaten van Oorsprong
• EUR.1 en EUR-MED certificaten
• Legalisaties

Eenvoudig en snel online aanvragen bij de KVK. Je hebt de documenten al binnen 30 minuten tot 4 uur in handen. Zo bespaar je tijd, geld en kan je zending zonder vertraging vertrekken.