Risico's bij gebruik van Incoterm Ex Works

Veel salesafdelingen kiezen bij internationale leveringen buiten de Europese Unie nog regelmatig voor de Incoterms® 2020-regel Ex Works (EXW).

Dit lijkt op het eerste gezicht aantrekkelijk: de koper draagt immers vrijwel alle risico's en  verantwoordelijkheden. Maar is die aanname terecht? En wat zijn de gevolgen van het gebruik van EXW bij export buiten de EU? In deze blog geven we je de antwoorden.

Praktische problemen bij Ex Works (EXW)

Bij Ex Works (EXW) ligt de volledige verantwoordelijkheid bij de koper. De verkoper hoeft de goederen alleen ter beschikking te stellen op een afgesproken locatie – meestal het eigen magazijn – en aan te geven wanneer en waar de koper deze kan ophalen.

Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat het laden van de goederen bij EXW niet de verantwoordelijkheid van de verkoper is. De koper moet zorgen voor een vervoerder die met het juiste materieel arriveert. In de praktijk laadt de verkoper de goederen toch vaak zelf. Dit leidt regelmatig tot discussie: wie draagt dan het risico bij schade of verlies tijdens het laden? Dit moet vooraf duidelijk worden vastgelegd om problemen achteraf te voorkomen.

Let op bij douane uitvoer: Machtiging Directe Vertegenwoordiging

Een ander belangrijk aandachtspunt bij EXW is de uitvoer van de goederen. Volgens de douanewetgeving van de EU mag alleen een in de EU gevestigde partij als exporteur optreden. Bij EXW is de koper formeel de exporteur – maar wat als deze buiten de EU is gevestigd?

In zulke gevallen vraagt de ingeschakelde vervoerder de verkoper vaak om een machtiging Directe Vertegenwoordiging te ondertekenen. Hiermee kan de vervoerder toch een douane uitvoeraangifte indienen namens de verkoper (met diens EORI-nummer).

Ons advies: wees hier terughoudend in. Door deze machtiging te tekenen, neemt de verkoper alsnog risico’s op zich die hij dacht te vermijden.

FCA goed alternatief voor EXW

Uit bovenstaande informatie blijkt dat de Incoterms®-regel EXW geen goede match is bij internationale transacties. Zeker als de koper niet in de Europese Unie is gevestigd, kan het gebruik van EXW praktische problemen veroorzaken.

De Incoterms®-regel Free Carrier (FCA) biedt in veel gevallen een beter alternatief voor export buiten de EU. Bij FCA is de verkoper wél verantwoordelijk voor het laden én de uitvoerformaliteiten. Dit biedt meerdere voordelen:

• De verkoper kan optreden als exporteur;
• De verkoper kan het btw-nultarief toepassen op de levering, mits hij een confirmation of exit kan overleggen;
• De goederen zijn traceerbaar tot het moment van vertrek uit de EU.

Bij EXW ligt de uitvoerverantwoordelijkheid bij de koper, wat betekent dat je als verkoper vaak geen sluitend bewijs van export hebt. Dat maakt het toepassen van het btw-nultarief lastig of zelfs onmogelijk.

Uitvoerdocumentatie eenvoudig geregeld met Stratech Shipment

Werk je met FCA en moet je regelmatig uitvoerdocumenten opmaken? Dan is een slimme oplossing zoals Stratech Shipment ideaal.

Met deze software regel je snel en eenvoudig alle benodigde documenten en voldoe je moeiteloos aan de uitvoervereisten. Zo maak je jouw exportproces efficiënter én minder foutgevoelig.