Met succes het herzieningsonderzoek afronden

Voordat je als IIAA-vergunninghouder mag overstappen naar DMS 4.1, voert de Douane eerst een uitgebreid herzieningsonderzoek uit.

Op basis van dit onderzoek wordt bepaald of jouw bedrijf in aanmerking komt voor een nieuwe IIAA-vergunning. Een goede voorbereiding is cruciaal om deze stap succesvol te doorlopen.

In deze blog licht onze collega Jurjen de belangrijkste aandachtspunten uit het herzienings-onderzoek toe en geeft hij praktische tips voor een succesvolle aanpak.

Waarom opnieuw een IIAA-vergunning aanvragen?

De huidige IIAA-vergunning voldoet niet meer aan de eisen van de Douane in combinatie met DMS 4.1. De overstap vraagt niet alleen om een upgrade van je douanesoftware, maar ook om aanpassingen in meerdere onderdelen van je organisatie:

• Bedrijfsprocessen (en mogelijk ook logistieke processen)

• Administratie, zoals de vereiste gegevens en documentatie
• IT-systemen, inclusief dagelijkse aangiften en de auditfile bij ketenregeling
• Interne controlemaatregelen als vergunninghouder 

Deze veranderingen zijn ingrijpend en vereisen tijdige actie. Om live te mogen met DMS 4.1 vóór de deadline van 31 december 2023, is het essentieel dat het herzieningsonderzoek op tijd en succesvol wordt afgerond.

Wat gaat de beoordelen Douane tijdens het herzieningsonderzoek?

Om te voldoen aan de eisen van de Douane en de nieuwe IIAA-vergunning te verkrijgen, moet je organisatie inzicht geven in de volgende zaken:

1. Bedrijfsprocessen en goederenstromen
   Breng duidelijk in kaart wie verantwoordelijk is voor welke taken binnen de goederenstroom en hoe de processen zijn ingericht.

2. Goederentypen en risicoclassificatie
   Identificeer de soorten goederen die onder de ketenregeling vallen en benoem bijbehorende risico’s, zoals VGEM-goederen (Veiligheid, Gezondheid, Economie en Milieu), verboden en beperkingen.

3. AO/IB-onderdelen
   plaats in de logistieke keten, typologie, interne bedrijfsvoering en interne controlemaatregelen.

4. IT-landschap en interfaces
   Zorg voor een volledig overzicht van je IT-architectuur en de onderlinge samenhang. Besteed extra aandacht aan de controle- en beheersmaatregelen bij interfaces — zoals wat je doet als een interface faalt.

Door deze punten goed in kaart te brengen, ben je beter voorbereid op de controlemomenten binnen het herzieningsonderzoek.

Kies voor een pragmatische aanpak

De Douane heeft aangegeven een pragmatische aanpak te hanteren. Dat betekent: helder en gestructureerd communiceren over de veranderingen in je douaneprocessen ten opzichte van de bestaande situatie. Bijvoorbeeld door:

• Het gebruik van de 'Track Changes'-functie in je documentatie om wijzigingen zichtbaar te maken

• Het toevoegen van visuele datastromen
• Aantonen hoe datavalidatie plaatsvindt
• Voorleggen van de aangepaste auditfile-structuur

Let op! - Alleen een aangepaste AO/IB indienen is niet voldoende. De Douane wil ook zien hoe jouw organisatie de wijzigingen concreet heeft doorgevoerd en beheerst.

Klaar voor het herzieningsonderzoek?

Het herzieningsonderzoek kan complex en tijdrovend zijn, maar vormt een noodzakelijke stap om te voldoen aan de eisen van DMS 4.1. Een duidelijke presentatie van je aangepaste logistieke processen, douaneprocessen en controlemaatregelen maakt het verschil.

Met een grondige voorbereiding en de juiste begeleiding door onze Customs Consultants  vergroot je de kans op een succesvolle uitkomst van het onderzoek en een tijdige toekenning van je nieuwe IIAA-vergunning. Wacht niet langer en neem nu contact met ons op.