Waarom correcte accijnsvervoeraangiften in EMCS essentieel zijn

Als je handelt in accijnsgoederen, of deze produceert, moet je periodiek accijnsaangifte doen voor het deel van de goederen dat je in Nederland verkoopt. Dit geldt onder andere voor alcoholische producten, tabak en minerale oliën.

Wanneer je deze producten internationaal verkoopt, dan ben je verplicht een accijnsvervoeraangifte te doen in het douanesysteem EMCS. Hiermee toon je aan dat jij voor die goederen niet meer verantwoordelijk bent voor de afdracht van accijnzen, of al betaalde accijnzen mag terugvragen. 

Het is van belang dat je de administratie nauwkeurig bijhoudt en dat je de aangifte correct indient, omdat fouten in de aangifte of betaling kunnen leiden tot zware boetes, extra kosten en administratieve chaos.

In deze blog lees je wat je moet weten om risico's op boetes voor accijnsgoederen te minimaliseren.

1. Kennis van proces en procedures

Voor een correcte accijnsvervoersaangifte is het noodzakelijk dat je op de hoogte bent van de regels en procedures. Voor accijnsgoederen gelden strikte regels waar je aan moet voldoen. Doe je dit niet, dan kan je een flinke boete krijgen van de Douane.

Om risico’s te minimaliseren, is het belangrijk om medewerkers goed op te leiden. Heb je deze kennis niet in huis, schakel dan een externe kennispartner in.

2. Het belang van goede administratie

Een van de fundamenten van een goede accijnsaangifte is het op orde hebben van je administratie. Dit betekent dat je een gedetailleerd overzicht moet bijhouden van alle documenten, transacties en zendingen die te maken hebben met de accijnsgoederen die je importeert of exporteert. Door een goed geautomatiseerd systeem te gebruiken, gegevens zorgvuldig (automatisch) te controleren en gestandaardiseerde werkprocessen toe te passen, verklein je de kans op fouten en zorg je ervoor dat je altijd beschikt over de juiste informatie.

 Wat moet je administreren?

• Accijnsgoederen: Gedetailleerde informatie over de goederen die je importeert of exporteert, zoals type, hoeveelheid en het land van oorsprong.
• Bewegingen van goederen: Iedere verplaatsing van accijnsgoederen moet worden geregistreerd, inclusief de datum, bestemming en alle bijbehorende documenten.
• Aangiften en betalingen: Alle accijnsaangiften die je hebt ingediend via het EMCS-systeem, inclusief bevestigingen van goedkeuring en betalingen die je hebt gedaan.
• Bewijsstukken: Bewijs van de schorsing van accijns of documenten die aantonen dat de goederen in de EU zijn aangekomen of juist de EU hebben verlaten.

Let op: wanneer je goederen exporteert naar een ander land, is het belangrijk om bewijsvoering te hebben zodra de goederen zijn overgedragen aan de andere partij. Zonder bewijsvoering ben je namelijk nog steeds accijns plichtig.

3. Duidelijke afspraken met externe partijen

Het is ook belangrijk om goede afspraken af te stemmen met vervoerders, verzenders en leveranciers. Jij bent namelijk vaak wettelijk verantwoordelijk voor correcte EMCS-aangiften, ook als fouten ontstaan bij derden. Zonder heldere werkafspraken loop je risico op boetes, naheffingen en gaten in je administratie, terwijl de Douane volledige traceerbaarheid verwacht. Daarnaast moet je rekening houden met natuurlijke marges en verliezen — bijvoorbeeld olie die in tanks of leidingen achterblijft — zodat verschillen tussen fysieke voorraad en administratie goed worden verklaard. Door vooraf goede processen af te spreken over meldingen, documentatie en verantwoordelijkheden, verklein je niet alleen het juridische risico, maar werk je ook efficiënter, met meer grip over je accijnsproces.

Tip: Kijk ook goed welke incoterm je gebruikt en of deze past voor jouw situatie.

4. Accijns terugvragen bij verplaatsing binnen de EU

Als de goederen al accijns zijn belast en je besluit deze binnen de EU door te verkopen in plaats van naar een land buiten de EU te exporteren, kan je in sommige gevallen de accijnzen terugvragen.

*Let op: Je moet wel tijdig een vervoersaangifte doen en accijns betalen in het land van bestemming (bijvoorbeeld in Duitsland).

Conclusie: Efficiënt accijnsbeheer is cruciaal voor succes

Accijnzen en invoerrechten kunnen een flinke administratieve last zijn voor bedrijven die internationaal handelen. Door je systeem goed in te richten, kennis op orde te hebben, kan je je risicobeheer optimaliseren en zorgen voor een soepeler proces voor je accijnsaangiften. Vergeet ook niet het belang van correcte Incoterms en afstemming met vervoerders.