Zendingen en Leveringen in Stratech Shipment
Introductie
Met de introductie van Zendingen en Leveringen zet Stratech Shipment een belangrijke stap richting een meer datagedreven manier van werken.
In plaats van documenten als uitgangspunt te nemen, staat het logistieke dossier centraal.
Hierdoor kunnen gegevens éénmalig worden vastgelegd en vervolgens worden gebruikt voor documentgeneratie, aangiften, certificeringen en andere processen.
Dit artikel beschrijft het concept achter Zendingen en Leveringen, de gedachte achter het datamodel en de keuzes die organisaties moeten maken bij de implementatie van een koppeling met Stratech Shipment.
De visie achter Zendingen
Traditioneel wordt binnen export- en logistieke processen vaak gewerkt vanuit een document.
Een gebruiker bepaalt welk document nodig is en voert vervolgens de benodigde gegevens in.
Binnen Stratech Shipment wordt deze werkwijze omgedraaid. Het uitgangspunt is dat gebruikers of ERP-systemen eerst de beschikbare logistieke gegevens aanleveren. Op basis van die gegevens bepaalt Stratech Shipment welke documenten, aangiften of certificaten nodig zijn om het proces af te ronden.
Deze benadering biedt verschillende voordelen:
- minder handmatige handelingen;
- hogere datakwaliteit;
- verbeterde traceerbaarheid;
- meer mogelijkheden voor automatisering;
- betere ondersteuning van toekomstige processen.
Wat is een Zending?
Een Zending is een logistieke bundeling van één of meerdere Leveringen die gezamenlijk worden vervoerd.
Binnen Stratech Shipment vormt de Zending het centrale dossier waarin alle relevante informatie rondom een transport wordt samengebracht.
Een Zending bevat bijvoorbeeld:
- transportinformatie;
- bestemmingsinformatie;
- betrokken partijen;
- documenten;
- aangiften;
- statusinformatie;
- auditinformatie;
- gekoppelde Leveringen.
Wat is een Levering?
Een Levering beschrijft wat daadwerkelijk wordt geleverd.
Het gaat hierbij om de operationele gegevens die nodig zijn om goederen te verzenden en te verwerken.
Een Levering kan onder andere bevatten:
- artikelen;
- hoeveelheden;
- gewichten;
- waardes;
- afleverlocaties;
- leverdata;
- aanvullende productinformatie.
Een Levering kan zelfstandig bestaan voordat deze aan een Zending wordt gekoppeld.
Hierdoor kunnen verschillende logistieke scenario's worden ondersteund en blijft het model flexibel.
De relatie tussen Zendingen en Leveringen
Een Zending bevat één of meerdere Leveringen.
De combinatie van de gegevens uit deze Leveringen bepaalt welke documenten en vervolgstappen nodig zijn om het dossier af te ronden.
Voorbeeld
| Zending | Bevat |
|---|---|
| Zending 1001 | Levering A, Levering B, Levering C |
Gegevens worden centraal vastgelegd
Een belangrijk uitgangspunt van het model is dat gegevens zo veel mogelijk centraal worden beheerd.
Algemene informatie kan op Zendingniveau worden vastgelegd en vervolgens worden hergebruikt binnen de onderliggende Leveringen.
Alleen wanneer een specifieke Levering afwijkt van de algemene situatie hoeft aanvullende informatie op Leveringniveau te worden geregistreerd.
Dit principe ondersteunt de visie om gegevens slechts één keer in te voeren en vervolgens binnen het gehele proces te hergebruiken.
Documenten en aangiften binnen een Zending
Het doel van een Zending is niet uitsluitend het vastleggen van logistieke gegevens.
Een Zending vormt ook het centrale dossier waarin alle documenten, aangiften en ondersteunende informatie voor een exportproces samenkomen.
Op basis van de gegevens in een Zending en de bijbehorende Leveringen kan Stratech Shipment bepalen welke documenten en processen van toepassing zijn.
Vervolgens kunnen deze documenten worden gegenereerd, aangevuld, ingediend en opgevolgd vanuit hetzelfde dossier.
In de eerste versie van de functionaliteit worden onder andere de volgende documenttypen ondersteund:
| Type | Voorbeelden |
|---|---|
| Oorsprongsdocumenten | CVO, EUR.1 |
| Transportdocumenten | CMR |
| Douanedocumenten | A.TR, Uitvoeraangifte, Vervoersaangifte, Havenmelding, Single Window |
| Gezondheidscertificaten | NVWA Fyto, NVWA Veterinair |
| Eigen documenten | Packing List, Invoice en overige uploads |
Deze documenten kunnen betrekking hebben op de volledige Zending of op een specifieke Levering binnen de Zending, afhankelijk van het proces waarvoor het document wordt gebruikt.
Taken en opvolging
Binnen de Zending wordt zichtbaar welke documenten en aangiften nog actie vereisen.
Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een takenlijst. De takenlijst geeft inzicht in:
- documenten die nog moeten worden ingevuld;
- aangiften die nog moeten worden ingediend;
- documenten waarvoor aanvullende informatie nodig is;
- processen waarvoor een externe instantie een reactie heeft teruggegeven.
Hierdoor hoeft de gebruiker niet zelf bij te houden welke vervolgstappen nog nodig zijn om een dossier af te ronden.
Eén dossier voor het volledige exportproces
Doordat documenten, aangiften, Leveringen en statusinformatie binnen dezelfde Zending worden samengebracht, ontstaat één centraal overzicht van het volledige exportdossier. Gebruikers kunnen vanuit dit dossier:
- Leveringen beheren;
- documenten genereren;
- documenten uploaden;
- aangiften indienen;
- statussen volgen;
- uitgevoerde acties raadplegen via de audittrail. [
Hiermee verschuift de focus van losse documenten naar het complete exportproces, waarbij de Zending als centraal werkdossier fungeert.
ERP-integratie
De nieuwe werkwijze is ontworpen met ERP-integraties als belangrijk uitgangspunt.
Organisaties kunnen gegevens vanuit hun ERP-systeem aanleveren aan Stratech Shipment, waarna deze worden verwerkt tot Zendingen en Leveringen.
Tijdens de implementatie moet een belangrijke keuze worden gemaakt over de manier waarop gegevens worden aangeleverd.
Scenario 1: Complete Zendingen aanleveren
Bij deze werkwijze bepaalt het ERP-systeem vooraf welke Leveringen gezamenlijk worden vervoerd.
| Zending | Leveringen |
|---|---|
| Zending 1001 | Levering A, Levering B, Levering C |
Voordelen
- maximale automatisering;
- minder handmatige acties;
- direct inzicht in het volledige dossier;
- documentselectie kan direct worden uitgevoerd.
Geschikt voor
- productiebedrijven;
- handelsorganisaties;
- organisaties waarbij transportplanning al in het ERP-systeem plaatsvindt.
Scenario 2: Leveringen eerst aanleveren
Bij deze werkwijze levert het ERP-systeem uitsluitend afzonderlijke Leveringen aan.
De gebruiker bepaalt later binnen Stratech Shipment welke Leveringen gezamenlijk onderdeel worden van een Zending.
Beschikbare Leveringen aangeleverd via ERP:
| Levering |
|---|
| Levering A |
| Levering B |
| Levering C |
| Levering D |
Door gebruiker, handmatig samengestelde Zending in Shipment:
| Zending | Leveringen |
|---|---|
| Zending 1001 | Levering A, Levering C |
| Zending 1002 | Levering B, Levering D |
Voordelen
- meer flexibiliteit;
- ondersteuning van late transportplanning;
- gebruikers houden controle over de uiteindelijke bundeling van Leveringen.
Geschikt voor
- expediteurs;
- logistieke dienstverleners;
- organisaties die transporten dynamisch samenstellen.
Koppelidentificaties
Voor een succesvolle integratie moet worden bepaald welke identificaties worden gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen ERP en Stratech Shipment.
In de beschikbare documentatie worden hiervoor afzonderlijke technische referenties gebruikt naast de zichtbare bedrijfsnummers.
| Object | Shipment-identificatie | Technische identificatie |
|---|---|---|
| Zending | ShipmentNumber | ShipmentReferenceId |
| Levering | DeliveryNumber | DeliveryReferenceId |
De technische referenties worden gebruikt voor de koppeling tussen systemen. Hierdoor blijven integraties stabiel, ook wanneer een zichtbaar nummer wordt aangepast. Deze aanpak ondersteunt synchronisatie tussen ERP-systemen en Stratech Shipment.