Belangrijke douane-update: Digitaal Dossier vanaf 16 mei verplicht voor DMS.

Op 16 mei 2026 zet de Douane een grote stap vooruit met de introductie van het Digitaal Dossier.

Vanaf die dag komt er definitief een einde aan het handmatig aanleveren van bescheiden via de e-mail. Alles gaat digitaal. Deze douanewijziging heeft impact op alle aangevers die opslag-, invoer- of uitvoeraangiften sturen naar het douanesysteem DMS.

Onze collega John legt uit wat dit voor bedrijven betekent en hoe het proces gaat veranderen. 

Een noodzakelijke stap vooruit

Het Digitaal Dossier is onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie. De Douane bereidt zich voor op een groeiend aantal aangiftes én op strengere eisen vanuit het nieuwe Douanewetboek van de Unie. De druk op de Douane neemt toe en verdere digitalisering is de enige manier om die bij te benen.

Het Digitaal Dossier is hierin een belangrijke eerste stap. Het versnelt het aangifteproces, vermindert fouten en versterkt de samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven. Daarnaast vormt het de basis voor diverse toekomstige douaneontwikkelingen en innovaties, bijvoorbeeld de introductie van Centralised Clearance. 

Van e-mail naar digitaal

Dankzij het Digitaal Dossier stuur je straks bescheiden rechtstreeks vanuit Stratech Shipment naar het DMS-systeem van de Douane. Bescheiden worden bij de Douane automatisch gekoppeld aan de juiste aangifte en komen meteen bij de juiste aangiftebehandelaar terecht.

Het digitaal aanleveren van bescheiden bespaart aangevers en de Douane veel tijd en handmatig werk. Ook gaan hierdoor de afhandeling van fysieke en bescheidcontroles sneller, wat het aangifteproces aanzienlijk versnelt.

Daarnaast is het digitaal aanleveren van bescheiden veiliger dan e-mail. Bestanden worden via de beveiligde verbinding versleuteld naar de Douane verzonden en zijn volledig traceerbaar vanuit de aangifte.

Wat betekent dit voor bedrijven?

Vanaf 16 mei kan je bescheiden zoals facturen, oorsprongscertificaten en oorsprongsattesten alleen nog digitaal bij de Douane aanleveren.

Toegestane bestandsformaten zijn:

• Word: .DOC
• Excel: .XLS
• Word OpenXML: .DOCX
• Portable Document File: .PDF
• Afbeelding: JPEG

Alle documenten worden opgeslagen volgens de archiefwetgeving.

• Let op! - deze verandering geldt alleen voor documenten voor controle door de Douane, niet voor documenten die onder CERTEX vallen.
  
  

 Voor wie verplicht?

In tegenstelling tot eerdere berichtgeving van de Douane wordt het Digitaal Dossier direct verplicht voor alle bedrijven die aangiftes doen in DMS.

Er is ook geen gefaseerde overgang meer. Vanaf 16 mei moet elke aangever die gebruik maakt van DMS zijn bescheiden digitaal aanleveren. Dit geldt voor:

• IIAA-vergunninghouders
• Bedrijven met normale DMS invoer- en uitvoeraangiften

Behoor jij tot één van deze groepen? Bij Stratech nemen wij alles uit handen. Onze software Stratech Shipment is klaar voor deze verandering. Je ontvangt van ons alle uitleg over het digitaal aanleveren van bescheiden. Zo maken we je werk makkelijker!

 Stratech, de partner voor de toekomst

Met Stratech Shipment ben je voorbereid op het Digitaal Dossier én op alle toekomstige veranderingen als gevolg van het nieuwe Douanewetboek van de Unie.

Dankzij onze slimme software en knowhow ben je toekomstbestendig, met de beste partner aan je zijde. Ontdek nu zelf de voordelen van Stratech Shipment.