KVK legalisaties: praktische tips om fouten te voorkomen

Documenten zoals handelsfacturen, gezondheidscertificaten en paklijsten moet je soms bij de KVK laten legaliseren. Dit omdat een land van bestemming dit voorschrijft of jouw klant dit eist.
In dit artikel uitleg over de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van KVK legalisaties en hoe je deze fouten als exporteur eenvoudig kan voorkomen. 

Waarom een document laten legaliseren bij de KVK?

Met het legaliseren van een handtekening verklaart de KVK dat je document is ondertekend met een ‘wettige’ handtekening. Ook controleert de KVK of de geplaatste handtekening overeenkomt met de handtekening die bij de KVK gedeponeerd is. Zo weet de ontvanger zeker dat het document geldig is.

Veel gemaakte fouten bij KVK legalisaties

In de praktijk gebeurt het regelmatig dat de KVK een legalisatie aanvraag afkeurt, omdat deze niet voldoet aan alle geldende eisen. Dit leidt niet alleen tot extra werk, maar ook onnodig verlies van tijd in het exportproces. Hieronder een overzicht van de meest gemaakte fouten:

Handtekening onjuist

Alleen medewerkers met de juiste tekenbevoegdheid mogen documenten ondertekenen. Dit leg je vast bij de KVK in het handelsregister.

Handtekening ontbreekt

• De handtekening van de tekenbevoegde ontbreekt in zijn geheel op het te legaliseren document.

• Vraagt een logistiek dienstverlener de legalisatie van een factuur of paklijst voor je aan, dan moet naast jouw handtekening ook een bedrijfsstempel op het te legaliseren document staan. Daarnaast moet de logistiek dienstverlener een volmacht van jouw bedrijf hebben. Gaat het niet om een paklijst of factuur, neem dan contact op met jouw KVK regiokantoor.

Document hoef je niet te legaliseren

• In de Market Access Database zie je per land welk document je moet laten legaliseren. Raadpleeg deze database voordat je de KVK vraagt een document te legaliseren.

• De KVK is niet de enige instantie die documenten legaliseert. Op deze website van het Koninkrijk der Nederlanden zie je welke instantie jouw document kan legaliseren.

Praktische tips voor exporteurs

Hieronder geven we nog een paar praktische tips om fouten te voorkomen:

• Vraag één legalisatie per aanvraag aan. Wil je twee documenten door de KVK laten legaliseren, stuur dan twee aparte aanvragen in.

• Scan de pagina met de handtekening als laatste. Dit is de pagina die de KVK dan als eerste ziet. Hierop plaatsen zij de stempel en de handtekening.

• Plaats jouw naam in blokletters bij jouw handtekening voor een snelle verificatie door de KVK.

In dit artikel uitleg over veel gemaakte fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten bij de KVK.

Legalisaties digitaal aanvragen bij de KVK

Een legalisatie moet je digitaal aanvragen bij de KVK. Met Stratech Shipment wordt jouw werk een stuk makkelijker. Gebruik je onze software, dan heb je vaak al binnen 30 min á 1 uur een reactie van de KVK op jouw aanvraag. 

Het goedgekeurde document print je daarna eenvoudig bij jou op locatie. Afgewezen aanvragen kan je snel corrigeren en opnieuw indienen. Door Stratech Shipment bespaar je tijd en geld.