KVK legalisaties: tips om fouten te voorkomen

Exporteer je goederen naar landen buiten Europa? Dan moet je soms een paklijst, handelsfactuur, of gezondheidscertificaat bij de KVK laten legaliseren. 

In deze blog delen we waardevolle inzichten over de meest voorkomende fouten bij het aanvragen van legalisaties bij de KVK en hoe je deze eenvoudig kan voorkomen.

Waarom legalisaties?
Het belang van legalisaties voor de export

Met een legalisatie bevestigt de KVK dat de geplaatste handtekening op jouw paklijst, handelsfactuur of gezondheidscertificaat van een tekenbevoegd persoon afkomstig is. Zo weet de Douane in het land van bestemming of de importeur zeker dat het document geldig is. 

Het legaliseren van de handtekening op je document is belangrijk, omdat sommige landen dit als eis stellen of jouw klant er om vraagt. Het ontbreken van de vereiste legalisatie kan leiden tot vervelende situaties, zoals vertraging, goederen die vaststaan en ontevreden klanten. 

Veel gemaakte fouten
KVK legalisaties, wat gaat er vaak mis

In de praktijk komt het vaak voor dat de KVK een legalisatie aanvraag afwijst omdat deze niet voldoet aan de gestelde eisen. Dit resulteert voor jou in extra werk en onnodig verlies van tijd. Want die fout moet jezelf herstellen. Hieronder een overzicht van de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van legalisaties bij de KVK:


1. Handtekening onjuist

Alleen medewerkers met de juiste tekenbevoegdheid mogen documenten ondertekenen. Wie tekenbevoegd is, leg je vast bij de KVK in het handelsregister.

2. Handtekening ontbreekt

• De handtekening van de tekenbevoegde ontbreekt in zijn geheel op het te legaliseren document.

• Als een logistiek dienstverlener een factuur of paklijst voor je legaliseert, dan zijn er twee vereisten: (1) jouw handtekening en (2) je bedrijfsstempel moeten op het te legaliseren document staan. Bovendien moet de logistiek dienstverlener gemachtigd zijn om voor jou de aanvraag te mogen doen bij de KVK.  

3. Document hoef je niet te legaliseren

• In de Access2Markets zie je per land welk document je moet laten legaliseren. Raadpleeg deze database voordat je de KVK benadert.

• Naast de KVK zijn er ook nog andere instanties die documenten legaliseren. Op deze website van het Koninkrijk der Nederlanden vind je een overzicht van alle Nederlandse organisaties die documenten legaliseren.
  
  

Praktische tips voor exporteurs
Verbeter het aanvragen van legalisaties

Hieronder nog een paar praktische tips die je helpen fouten te voorkomen:

• Vraag één legalisatie per aanvraag aan. Wil je twee documenten door de KVK laten legaliseren, stuur dan twee aparte aanvragen in.

• Scan de pagina met de handtekening als laatste. Dit is de pagina die de KVK medewerker dan als eerste ziet. Hierop plaatsen zij de stempel en de handtekening.

• Plaats je naam in blokletters bij jouw handtekening voor een snelle verificatie door de KVK.

Wil je jezelf verder ontplooien? Lees dan ook ons artikel over de meest gemaakt fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten en hoe je die kan voorkomen. 

Stratech Shipment
KVK legalisaties eenvoudig online aanvragen

Als je de tips in dit artikel opvolgt, zal het aanvragen van legalisaties bij de KVK probleemloos verlopen. 

Wil je jouw werk nog verder vereenvoudigen? Ontdek dan de voordelen van Stratech Shipment. Met deze slimme software voor exporteurs kan je Certificaten van Oorsprong, EUR.1, EUR-MED en legalisaties snel en eenvoudig online regelen.

Met Stratech Shipment heb je binnen 30 minuten (max. 4 uur) alle benodigde documenten in handen. Zo kan je exportzending snel vertrekken. En belangrijker, bespaar je tijd en geld!