KVK legalisaties: tips om fouten te voorkomen

Exporteer je goederen naar landen buiten Europa? Dan moet je soms een paklijst, handelsfactuur, of gezondheidscertificaat bij de KVK laten legaliseren. 

In deze blog delen we waardevolle inzichten over de meest voorkomende fouten bij het aanvragen van legalisaties bij de KVK en hoe je deze eenvoudig voorkomt. Hiermee bespaar je tijd, voorkom je vertragingen bij de export en zorg je dat je legalisatie aanvraag soepel verloopt.

Waarom legalisaties?
Het belang van legalisaties voor de export

Met een KVK legalisatie bevestigt de Kamer van Koophandel dat de handtekening op jouw paklijst, factuur of gezondheidscertificaat afkomstig is van een tekenbevoegd persoon binnen jouw bedrijf. Zo weet de Douane in het land van bestemming zeker dat het document rechtsgeldig is.

Sommige landen eisen een gelegaliseerd exportdocument, of jouw klant vraagt er specifiek om. Zonder de juiste legalisatie riskeer je vervelende situaties zoals vertraging, vaststaande goederen of ontevreden klanten.

Veel gemaakte fouten
KVK legalisaties, wat gaat er vaak mis

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een aanvraag tot document legaliseren bij de KVK wordt afgewezen. Dit komt doordat niet aan de eisen wordt voldaan. Zo’n afwijzing zorgt voor extra werk, tijdverlies en frustratie. Hieronder de meest gemaakte fouten:

1. Onjuiste handtekening

Alleen tekenbevoegde medewerkers mogen documenten ondertekenen. Controleer of de juiste persoon tekenbevoegd is en of dit is vastgelegd in het Handelsregister van de KVK.

2. Ontbrekende handtekening 

• Een veelvoorkomende fout is het ontbreken van een handtekening op het te legaliseren document.

• Wanneer een logistiek dienstverlener de aanvraag doet, moet jouw handtekening én bedrijfsstempel op het document staan. Bovendien moet de dienstverlener gemachtigd zijn om de aanvraag namens jouw bedrijf in te dienen.

3. Document hoeft niet gelegaliseerd te worden

• Niet elk document hoeft gelegaliseerd te worden. Controleer in de Access2Markets-database welk document per land nodig is. Zo voorkom je onnodige aanvragen.

• Naast de KVK zijn er ook andere instanties die documenten legaliseren. Op de website van het Koninkrijk der Nederlanden vind je een overzicht van erkende organisaties.
  
  

Praktische tips voor exporteurs
Verbeter het aanvragen van legalisaties

Met deze tips verloopt jouw legalisatie aanvraag bij de KVK soepeler:

• Vraag per document een aparte legalisatie aan. Wil je meerdere documenten legaliseren? Dien dan meerdere aanvragen in.

• Scan de pagina met handtekening als laatste. Dit is de pagina die de KVK-medewerker als eerste ziet en waarop de stempel geplaatst wordt.

• Zet je naam in blokletters bij je handtekening. Zo kan de KVK deze sneller verifiëren.

Wil je je verder verdiepen in exportdocumenten? Lees ook ons artikel over fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten en hoe je die voorkomt.

Stratech Shipment
KVK legalisaties eenvoudig online aanvragen

Volg je bovenstaande tips? Dan verloopt het document legaliseren bij de KVK probleemloos.

Wil je je exportproces verder vereenvoudigen? Ontdek dan de voordelen van Stratech Shipment. Met deze slimme software voor exporteurs vraag je eenvoudig online Certificaten van Oorsprong, EUR.1, EUR-MED en KVK legalisaties aan.

Met Stratech Shipment heb je binnen 30 minuten (max. 4 uur) alle benodigde exportdocumenten in huis. Zo vertrekt je zending op tijd én bespaar je tijd én kosten.