Oorsprongsdocumenten, zo voorkom je fouten!

Oorsprongsdocumenten zijn van groot belang voor de internationale handel. 

In deze blog deelt exportexpert Tessie de meest gemaakte fouten in oorsprongsdocumenten én geeft praktische tips hoe je deze eenvoudig kan voorkomen.
 

Oorsprongsdocumenten, waarom zijn ze belangrijk?

Zonder geldig oorsprongsdocument kan de Douane in het land van bestemming:

• Je goederen weigeren
• Hogere invoerrechten opleggen
• Je zending vertraging opleveren

Met een correct document zoals een Certificaat van Oorsprong (CvO), EUR.1 certificaat of EUR-MED certificaat bewijs je waar jouw goederen vandaan komen. Dat is cruciaal voor het toepassen van handelsvoordelen uit verdragen tussen landen. Een kleine fout kan grote financiële gevolgen hebben — van vertragingen tot misgelopen voordelen.

Veelgemaakte fouten

De KVK verstrekt jaarlijks honderdduizenden oorsprongsdocumenten, maar in de praktijk bevatten veel aanvragen fouten. Een foutieve aanvraag wordt afgewezen, waardoor je extra tijd kwijt bent aan correcties — met als gevolg mogelijke transportvertragingen en extra kosten.

Hieronder vind je de meest voorkomende fouten bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten én hoe je ze kunt voorkomen.


1. Onvolledig of onjuist bewijs
Voor een correcte aanvraag heb je de volgende documenten nodig:

• Verkoopfactuur

• Leveranciersverklaring volgens de tekst op de KVK-website (zonder aanpassingen)

• Voeg bij een eenmalige leveranciersverklaring de bijbehorende inkoopfactuur toe

• Volmacht bij aanvragen namens derden

Daarnaast kan je jouw bewijslast ook bij de KVK deponeren. Lees hier hoe dat werkt.

2. Onjuiste vermelding van oorsprong

• Vermeld niet ‘European Union’ maar ‘European Community’ wanneer dat van toepassing is;

• De lidstaat mag je alleen vermelden op het Certificaat van Oorsprong als deze ook op de leveranciersverklaring staat;

• Gebruik geen afkortingen zoals ‘US’ of ‘USA’; schrijf altijd de volledige naam, bijvoorbeeld ‘United States of America’;

3. Foutieve goederenomschrijving

• In het vak ‘goederenomschrijving’ moet altijd een algemene productomschrijving staan. Alleen een merknaam of code is niet voldoende;

• Bij verwijzing naar de factuur, paklijst of itemlist, moet er een algemene productomschrijving in het vak ‘goederenomschrijving’ vermeld worden. Bijvoorbeeld “Horticultural products as per invoice number … “.
  
  

Checklist: zo voorkom je fouten

• Controleer per land van bestemming welke documenten je nodig hebt via  Access2Markets;

• Zorg dat de adresgegevens van jouw bedrijf en die van jouw klant overeenkomen met het handelsregister;

• Haal altijd het vervallen document door bij het aanvragen van een vervangend Certificaat van Oorsprong. Voeg deze bij. Heb je deze niet meer, plaats dan in het vak ‘opmerkingen’ de tekst: "Cancels and replaces the document issued by the Chamber of Commerce on … with number … ".

• Bij een zoekgeraakt EUR.1-certificaat vermeld je in vak 7: "Duplicate"; bij een wijziging vermeld je: "Issued Retrospectively".
  
  
  

Hulp bij oorsprong en benutten handelsvoordelen?

Veel bedrijven laten kansen liggen door onduidelijkheid over oorsprongsregels. Maar met de juiste begeleiding kun je:

• Fouten voorkomen
• Handelsvoordelen benutten
• Flink besparen op invoerrechten

Onze ervaren Customs Consultants helpen je om optimaal te profiteren van handelsvoordelen en fouten in oorsprongsdocumenten te voorkomen.

Ontdek hier hoe wij je kunnen ondersteunen bij (preferentiële) oorsprong.