Uitvoeraangifte douane, zelf doen of uitbesteden? #3

In het vorige deel van deze blogreeks bespraken we de rol van verantwoordelijkheid, kennis en kunde bij het doen van uitvoeraangiften.

In dit laatste deel staan we stil bij twee andere, minstens zo bepalende factoren: tijd en kosten. Deze factoren hebben voor elk bedrijf een andere prioriteit, maar spelen altijd een rol bij de afweging: doe je het zelf, of besteed je het uit?

Voor het ene bedrijf is snelheid cruciaal – denk aan bederfelijke goederen die niet onnodig lang mogen blijven staan. Voor het andere bedrijf telt flexibiliteit zwaarder: aangiften moeten ook buiten reguliere kantooruren gedaan kunnen worden. Tijd en kosten zijn bovendien onlosmakelijk met elkaar verbonden en beïnvloeden elkaar direct.

Tijd en flexibiliteit

Het doen van een uitvoeraangifte is niet iets dat je ‘even tussendoor’ doet. Zeker niet zonder de juiste tools of automatisering. We onderscheiden hierbij drie soorten tijd:

1. Voorbereidingstijd - verzamelen van alle aangiftegegevens

Het verzamelen van alle benodigde informatie voor een uitvoeraangifte kost tijd – of je nu zelf aangifte doet of dit uitbesteedt. Deze taak ligt namelijk altijd bij jou als exporteur. Vaak wordt gedacht dat een douaneagent ‘alleen maar’ gegevens overtypt. Als we puur naar de voorbereidingstijd kijken, lijkt dat te kloppen. Maar zo simpel is het niet.

Maar zoals in de voorgaande blog te lezen is, zonder de juiste kennis kun je geen correcte aangifte doen. Heb je deze kennis in huis – of investeer je daarin via opleidingen – dan kun je winst boeken in de voorbereiding. 

• Tip! - Er is nog meer tijdswinst te behalen door automatisering: bijvoorbeeld door een koppeling te maken tussen je ERP-systeem en douanesoftware. Je hoeft dan geen gegevens meer handmatig over te tikken. Hier is tijdswinst tot wel 70% mogelijk! En de kans op tikfouten is minimaal. Meer informatie vind je hier.
  
  

2. Doorlooptijd - het opstellen en versturen van de aangifte

Deze tijd bestaat uit het vullen van de aangifte en het elektronisch versturen ervan naar de Douane. De doorlooptijd is aanzienlijk korter als je de aangifte zelf doet. Er zijn immers minder schakels in de gehele keten.

Je bent niet afhankelijk van externe partijen zoals een douaneagent of expediteur, die tijd nodig hebben om informatie over te nemen en te verwerken. Ook speelt hun werklast mee: hoe drukker zij het hebben, hoe langer jouw zending mogelijk stilstaat.

Kortom, door zelf aangifte te doen kun je aanzienlijk tijd winnen en zorg je dat je zendingen sneller op weg zijn.

3. Reactietijd - de tijd tussen het indienen en afhandeling 

De reactietijd ligt grotendeels bij de Douane. Denk aan bijvoorbeeld een fysieke controle (Fyco). Of je nu zelf aangifte doet of dit uitbesteedt: de kans op controle blijft gelijk. Die is namelijk gebaseerd op het risicoprofiel van jou als exporteur, niet op wie de aangifte indient.

Toch zit er verschil in de afhandeling. Als je via een expediteur werkt, ben je afhankelijk van hun communicatie. Soms hoor je pas later dat er een controle is, of dat je zending door mag. Doe je zelf aangifte, dan ben je rechtstreeks aangesloten op het systeem van de Douane en ontvang je meldingen direct. Dat kan kostbare vertragingen voorkomen.

Wat kost douanesoftware?

Tien jaar geleden was douanesoftware nog een flinke investering Nu niet meer. Dankzij nieuwe abonnementsvormen - zoals Stratech Shipment - betaal je alleen voor wat je gebruikt en zijn de instapkosten laag. Maar houd niet alleen rekening met de softwarekosten.

Tel ook de kosten van opleiding, voorbereidingstijd en personele inzet mee in je Total Cost of Ownership (TCO). Zet deze af tegen de tarieven van je douaneagent of expediteur en de tijd die je bespaart. Grote kans dat je uitkomt op een veel gunstigere businesscase dan je vooraf dacht.

Wat is jouw volgende stap?

Na het lezen van deze blogreeks heb je hopelijk een helder beeld van de factoren die jouw keuze bepalen: zelf uitvoeraangiften doen of uitbesteden. In eerdere blogs vroegen we je al kritisch te kijken naar je huidige werkwijze. Is die nog steeds toekomstbestendig?

Blijf je uitbesteden? Zorg dan voor duidelijke afspraken met je agent of douane expediteur en vergeet niet: jij blijft verantwoordelijk voor correcte aangiften – fouten komen op jouw conto.

Wil je voortaan zélf uitvoeraangiften doen? Goed idee! Om je op weg te helpen, hebben we een handige video gemaakt waarin we meer uitleg geven over het zelf doen of uitbesteden van douaneaangiften. 

Bekijk de video door op de banner of hier te klikken.