In het tweede deel van deze driedelige blogreeks duiken we dieper in op het belang van kennis en expertise bij het doen van uitvoeraangiften. Heb je deel 1 gemist? Lees het hier.

Een uitvoeraangifte indienen is één ding. Maar een correcte aangifte doen – dát is andere koek. Het vraagt meer dan alleen een trucje of stappenplan.

Denk nog eens terug aan de vraag uit het vorige blog: Waarom werken wij op deze manier als het gaat om douaneaangiften? Of je nu zelf aangiften doet of deze uitbesteedt, kennis van zaken blijft cruciaal. In deze blog leggen we uit waarom.

Kennis en expertise van douaneaangiften

Sinds 1 mei 2016 geldt het Douanewetboek van de Unie (DWU), dat stelt dat bedrijven over voldoende ‘kennis en kunde’ moeten beschikken voor het doen van douaneaangiften. Dit geldt ook als je de aangiften uitbesteedt: als exporteur blijf je eindverantwoordelijk.

Kennis en kunde bestaat grofweg uit twee pijlers:

1. Verantwoordelijkheid: Weet ik voldoende over het uitvoerproces, zodat ik mijn verantwoordelijkheid ken?
   
   

2. Kennis en compliance: Heb ik voldoende kennis voor het aanleveren van (product)informatie over de fysieke zending? Een douaneagent heeft dit namelijk nodig om namens mij een correcte uitvoeraangifte te kunnen doen. Doe ik alles volgens de douanewetgeving? Actuele vragen zijn bijvoorbeeld: "Mag ik mijn product(en) nog wel exporteren of is er wellicht een vergunning nodig? Kan mijn product mogelijk voor militaire doeleinden gebruikt worden?"

We lichten deze twee pijlers hieronder toe.

1. Verantwoordelijkheid

Weet jij wat er precies gebeurt zodra jouw uitvoeraangifte door de Douane wordt goedgekeurd? Een voorbeeld verduidelijkt dit:

Je dient een uitvoeraangifte in voor een zending naar de VS. Zodra de Douane de aangifte accepteert, valt deze onder de regeling 'definitieve uitvoer'. Je ontvangt digitaal een Export Accompanying Document (EAD) en de zending mag vertrekken. Maar daarmee ben je er nog niet: als exporteur moet je binnen 150 dagen kunnen aantonen dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten. Dit doe je met het Confirmation of Exit of – als dat ontbreekt – met alternatief bewijs, zoals een Bill of Lading. Doe je dit niet, dan volgt een naheffing van de btw.

Of je nu zelf aangifte doet of dit uitbesteedt: jij blijft verantwoordelijk.

Bij uitbesteden
Dan laat je je vertegenwoordigen door een derde partij. Dit gaat vaak op basis van directe vertegenwoordiging. Dit houdt in dat jouw douaneagent in jouw naam en voor jouw rekening de aangifte doet. Als exporteur ben je nog steeds aansprakelijk voor de inhoud van de aangifte.
Controleer daarom regelmatig de aangiften. De ontvangst van het elektronische bericht ‘Confirmation of Exit’ is hier een mooi voorbeeld van. Maak goede afspraken met jouw douaneagent over de afhandeling van de uitvoeraangifte. Ontvangt de douaneagent dit bericht niet, dan dient hij dit aan jou te melden en moeten jullie samen zorgen voor alternatief bewijs. Bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van de Bill of Lading. Heeft jouw douaneagent het proces niet onder controle? Dan valt de btw-naheffing uiteindelijk wel bij jou op de mat!

Bij zelf doen
Gebruik je douane­software - zoals Stratech Shipment - dan heb je meer grip op het proces. Je bent ‘in control’. Maar ook dan geldt: basiskennis van het uitvoerproces is onmisbaar.

• Tip! - In onze whitepaper vind je een overzicht van opleidingsmogelijkheden om je kennis op peil te houden.
  
  

2. Kennis en compliance

Waarschijnlijk beschikt jouw bedrijf al over veel kennis. Denk aan productgegevens, informatie over verzender en ontvanger, en de wijze van transport. Deze informatie lever je nu al aan bij je douaneagent – dus waarom zou je het niet rechtstreeks bij de Douane aanleveren?

Moderne douane­software helpt je met een stapsgewijze invoer van gegevens en is vaak intuïtief in gebruik. Een belangrijke voorwaarde is wél dat je kennis hebt van classificatie: het correct indelen van je producten in het Douanetarief. Ook als je uitbesteedt, moet deze informatie juist zijn. Met de juiste training kun je deze controles zelf uitvoeren.

En compliance?
Compliance is meer dan het volgen van regels – het is proactief meebewegen met veranderende wetgeving. De Belastingdienst Douane omschrijft het als "het uit zichzelf naleven van de wet- en regelgeving". Voor jou als exporteur betekent dit dat je continu op de hoogte blijft van actuele douaneregels.  Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: schrijf je bijvoorbeeld in voor onze gratis douane-update service via deze link. Zo voorkom je verrassingen.

Hoe nu verder?

Kies je voor uitbesteden, dan moet je duidelijke afspraken maken met je douaneagent over de verantwoordelijkheden. Doe je de aangifte zelf, dan moet je zorgen dat je kennis op orde is – en blijft. Dat kan betekenen dat je moet investeren in opleiding of nieuwe software.

Een uitvoeraangifte doen is simpelweg geen invuloefening. Het vereist inzicht, actuele kennis en verantwoordelijkheid.

In het derde en laatste deel van deze blogreeks gaan we in op verwerkingstijd, kosten en flexibiliteit: wat zijn de voor- en nadelen van zelf doen versus uitbesteden?

Ter voorbereiding: kijk nog eens kritisch naar jullie huidige werkwijze. Waarom is destijds voor deze aanpak gekozen? En: is dat nog steeds de beste keuze?